Alacak hesapları defteri, bir kişinin veya şirketin borçlu olduğu ödenmemiş paranın bir listesini içeren bir kitap veya belgedir. Bu, şirketin ürünleri sattığı kişilerin kredisiyle listesini tuttuğu bir kitap olduğu anlamına gelir. Bir şirket satış yaptıktan ve bir fatura veya fatura gönderdikten sonra, bu hesap bir hesaba alacak olarak kabul edilir.
Alacak hesapları bilançoda cari varlık olarak kabul edilir. Bu, bir şirketin varlıklarının değerlemesine doğru gittikleri anlamına gelir. Bir şirketin, ödenmemiş tüm ödenmemiş faturalar için toplam 5.000 ABD Doları (USD) borcu olması durumunda, bu 5.000 ABD Dolarına varan tüm işlemler alacak defterinde listelenir.
Bu defterler, birkaç nedenden dolayı önemlidir. Birincisi, alacak hesapları olan bir muhasebe, bir şirketin tüm varlıklarını izlemesine izin verir. Dolayısıyla bir varlık ve borç muhasebesi yaptığında, bir yerde borçlu olduğu tüm paranın bir listesi vardır.
Alacak hesabı defteri de önemlidir çünkü bir şirketin borçlarının ödenip ödenmediğine ve çok fazla ödenmemiş borcu olup olmadığına erişmesine izin verir. Eğer defterde listelenen bir hesap zamanında ödenmezse, şirket deftere girdiği için bunu kolayca görebilir ve bir hatırlatma bildirimi veya bir takip faturası gönderebilir.
Şirketler finansal kayıt yöntemlerine göre hesapları farklı zamanlarda hesaplara girerler. Çoğu şirket fatura veya fatura gönderildiğinde deftere alacak hesabına girer. Bazıları satış yapıldığında borcu deftere girer.
Defterler de farklı şekillerde tutulabilir. Teknolojinin ilerlemesiyle, defterlerin elektronik ortamda tutulması daha yaygın hale gelmiştir. Bilgisayar programları, müşterilerin ve bireylerin, alacakları basit bilgisayar programlarına girerek ve form alanları doldurarak alacakları tüm hesapları takip etmelerini sağlar.
Defterler ayrıca eski moda kitaplarda kağıt ve kalem yöntemiyle tutulabilir. Bazı şirketler hala kitaplarını bu şekilde tutabilirler. Geleneksel yöntemlerle alacak hesaplarının kolayca izlenebilmesini sağlayan defter defterler hala satılmaktadır.
Bir kitapçı veya muhasebe departmanı geleneksel olarak çoğu şirkette alacak hesaplarının güncellenmesi sorumluluğuna sahiptir. Defterin verileri, defterden bilançoya aktarılabilir, böylece şirket varlıklarının güncellenmiş bir değerini alabilir. Genel olarak, şirketler bilançolarını aylık bazda güncellemekle birlikte her üç ayda bir defterden gelen bilgileri güncelleyeceklerdir.
