İdari değer, bir işletme kaydının günlük işlemler için öneminin değerlendirilmesidir. İdari değere sahip olduğu düşünülen kayıtlar dosyada tutulur veya iş yaparken düzenli olarak kullanılır. İşletme kayıtlarının bu şekilde sınıflandırılması, bir şirketin belge saklama politikasını yönlendirir ve dava sırasında keşif talebine cevap vermek veya vergi denetimine istinaden olduğu gibi çeşitli durumlarda yasal sonuçlara yol açabilir.
İş kayıtları, operasyonların can damarıdır. İşlemlerin kağıt izi, bir şirketin hukuka uygun olduğunu kanıtlamak için hükümet yükümlülüklerini yerine getirme şeklidir. İşletmelerin, gelir vergisi ödemesini kanıtlamak için satışları belgelemesinin yanı sıra çalışanların iş uygunluğunu kanıtlamaları ve çalışılan saatleri kanıtlamaları için durumlarının kayıtlarını kaydetmeleri gerekmektedir. Politikalar ve prosedürler tipik olarak, zaman içinde politikalardaki değişimin tarihsel bir kaydını oluşturan kâğıt üzerinde kararlıdır.
Bu gereksinimler, iç ihtiyaçlar ve endüstri standartları ile birlikte, bir şirketin ürettiği her sicilin idari değeri açısından değerlendirilmesi gerektiği anlamına gelir. Bir şirket, kaydın belirli bir süre için tutulması gereken veya tutulması gereken bir şey olup olmadığını veya sonuçsuz olarak imha edilebileceğini belirler. Daha büyük işletmeler genellikle çalışanların belgelerin değerini belirlemelerine yardımcı olan bir belge saklama politikası oluşturacaktır; böylece tutulan işletme kayıtları türleri şirket genelinde aynıdır.
Küçük şirketler nadiren resmi bir belge saklama politikası tasarlar, ancak idari değerin belirlenmesi küçük bir firma ortamında daha az önemli değildir. Yetersiz kayıt tutma, herhangi bir şirketi işten çıkarabilir. Örneğin, hizmetler için sözleşmeler yapan bir şirket tipik olarak müşteriye hesap faaliyet kayıtlarını denetleme hakkı verir. Uygun idari kayıtlar tutulmazsa, müşteri yapılan ödemelerin iadesi için dava açabilir. Perakende satış ortamında, kayma ve düşme davasının başarılı bir şekilde savunulması, çalışanların ilk iş eğitiminin bir parçası olarak aldığı yazılı politikalara ve prosedürlere bağlı olabilir.
İdari değer aynı zamanda kamusal bağlamda gözetim ve tarihi amaçlar için rol oynar. Halk genellikle devlet görevlilerinin ve ofislerin günlük faaliyetlerine ilgi duymaktadır ve bazı ülkelerin halka ABD’deki Bilgi Edinme Özgürlüğü Yasası gibi devlet kayıtlarına erişme hakkı veren yasaları vardır. İdari değerin değerlendirilmesi çoğu zaman yasalara uyurken hangi kayıtların tutulması gerektiğini ve nelerin parçalanabileceğini belirler. Belirli işletme belgelerinin değerine bu vurgu yapılmadan, işletmelerin, ajansların ve kuruluşların işlem tarihçelerinin çoğu kaybedilir.
