Bir ön gönderi notu (ASN), bir paketin derhal teslim edildiğinin bir bildirimidir. Aynı zamanda önceden gönderim bildirimi, teslimat bildirimi veya önceden gönderim bildirimi olarak da bilinir. Belge, bir paketleme fişi üretildiğinde, elektronik yollarla genellikle otomatik olarak gönderilir. Tipik bir ön sevkıyat notu, beklenen teslimat süresine ve yöntemlerine ek olarak, gönderilen öğelerin ayrıntılı bir listesini içerecektir.
Önceden gönderilen bir gönderi notunun müşteriye, içerdiği paketin yanı sıra bir paketin nasıl paketlendiğini bildirmesi de yaygındır. Bu genellikle müşterinin siparişi verirken satıcıya verdiği talimatların bir yanıtı veya onayı olacaktır. Birçok satıcı, ASN'leri hem şirket kurallarına hem de belirli müşterilerin özelliklerine göre ambalajlamak ve hazırlamak için özel yönergelere sahiptir.
Önceden gönderilen gönderi notlarının çoğu, e-postaya benzer bir mesajlaşma sistemi olan elektronik veri değişimi (EDI) aracılığıyla gönderilir. Bu tür bir sistem, çeşitli bilgi türlerinin transferini hızlandırmak için tipik olarak bir müşteri ile satıcı arasında kurulur. Sistemin çalışması için, satıcı ve müşterinin ne tür bir sistem kullanılacağı ve nasıl kullanılacağı konusunda anlaşmalı olması gerekir. En popüler EDI sistemlerinden ikisi UN / EDIFACT ve ANSI X.12'dir. EDI sistemleri arasında pek çok benzerlik olsa da, onları kullanan her şirketin ASN'ler gibi bilgileri göndermek için nasıl kullanılacağına ilişkin özel yönergelere sahip olması yaygındır.
Önceden bir gönderi notu genellikle satıcının sistemi tarafından bir paketleme fişi oluşturulduktan sonra üretilir. Bu aynı zamanda müşteriye paketin yolunda olduğunu bildirmenin bir yoludur. Salmastra fişinin bir kısmı, bir depoda olduğu gibi sipariş bir araya getirildiğinde derlenebilir. Müşterinin siparişindeki bilgilerden oluşturulan toplama listesi, paketi hazırlayan çalışanların hangi maddeleri içereceğini bilmelerini sağlar. Bu listedeki bilgiler genellikle doğrudan ASN'ye aktarılabilir.
Elektronik paketleme listesinin en yaygın kullanılan sürümlerinden biri EDI 856'dır. Bu belge, müşterinin paketle birlikte alacağı basılı listede görünecek her şeyi listeler. Çoğu ASN, adres, telefon ve müşteri numarası gibi müşteri bilgilerine ve fiyatlandırma, miktar ve satıcı numarası dahil olmak üzere sipariş bilgilerine de sahip olacaktır.
