Randevu mektubu, bir işverenin yeni bir çalışana yaydığı bir belgedir. Özellikle, bir randevu mektubu başvuranı kendisine belirli bir pozisyona atandığını bildirir. Mektubun içeriğine, başlangıç tarihi ve teklif edilen maaş gibi atanmaya göre olan konular dahildir. Sigorta ve tatil günleri gibi faydalar da bir randevu mektubunda tartışılmaktadır. Gönüllü ya da stajyer gibi diğer çalışanlar da bir kuruluş için bir pozisyona başvurduktan sonra bir randevu mektubu alabilirler.
Çalışanları işe alma sürecine girerken, işverenler genellikle kimin işe alınacağı konusunda nihai bir karara varmadan önce birden fazla adayı taramaktadır. Bu karar verildikten sonra, bir işveren, bir iş teklifi uzatmak için seçilen bir başvuru sahibiyle iletişim kurar. Yeni işe alımlar genellikle bir işverenin kararı hakkında telefonla bildirilirken, birçoğu bunun yerine pozisyon hakkında tam bilgi içeren bir randevu mektubu alır. Birçok durumda, bir telefon görüşmesi, resmi bir mektuptan önce gelir;
Bu nitelikteki mektuplar, tam zamanlı ve yarı zamanlı çalışanlara ve bir şirketin geçici çalışanlar tuttuğu zamana kadar uzatılır. Randevu mektuplarının çoğu kullanılan ifadelere göre değişiklik gösterir, ancak hepsi resmi bir çalışma ilanı sunar. Şirketin antetli kağıdında profesyonel mektuplar hazırlanır ve yeni çalışanın tam adını içerir. Maaş, belirli bir atama mektubunda, ayrıca maaş tarihlerinde ve çalışma koşullarında sunulan tüm haklarda belirtilir. Randevu mektubunu başvuru sahibine uzatan işveren olmakla birlikte, bazı işverenlerin, sözlü olarak kabul edilmiş olsa bile mektubu imzalayabilmesi, imzalayabilmesi ve tarihine gelene kadar randevu görevlisini dikkate almaması iş politikasıdır.
Bazı durumlarda, belirli bir pozisyon için başvuran stajyerlere veya gönüllülere bir randevu mektubu da uzatılabilir. Örneğin, bir STK ya da kar amacı gütmeyen bir kuruluş tarafından kolaylaştırılan bir mentorluk programına katılmak için başvuran bir gönüllü, bir başvuru yaptıktan ve söz konusu kurumun personeli tarafından bir tarama işleminden geçirildikten sonra bir randevu mektubu alabilir. Böyle bir durumda, bir randevu mektubu, her ay gereken saat sayısı ve bu programın kuralları gibi gönüllü pozisyonu hakkında bilgiler içerecektir. Bu türden bir işletme mektubunda olduğu gibi, bir gönüllü pozisyon kabul edilirse geri göndermeden önce mektubu imzalayıp tarihlendirir.
