Bir varlık yönetim sistemi, bir şirketin veya bir bireyin bütün varlıklarını yönetmek için kullanılan bir dizi prosedürdür. Bu varlıklar hem fiziksel hem de dijital varlıkları içerebilir. Varlık yönetim sistemi, seçimi, bakımı, muayenesi, korunması ve yenilenmesi dahil, her varlığın ayrıntılarını yönetmeli ve korumalıdır. Bu sistemler, bir şirketin kısa hizmet ömrüne sahip olan ve varlığın ömrü boyunca değer kaybeden varlıkları olduğunda en çok kullanılan sistemdir.
Bir sistem, varlıkların bir dizi işlemle takip edilip elle belgelendirildiği fiziksel bir sistem olabilir. Sistem, şirketin tüm varlıklarını elektronik olarak izleyen bir yazılım parçası içine yerleştirilebilir. Bir varlık yönetimi yazılım sistemi, bilgileri birden fazla yerden toplamak yerine, şirketin tüm varlıklarını tek bir konumdan izlemesini ve raporlamasını sağlar.
Bir varlık yönetim sistemi, şirket tarafından sisteme girilen varlıkların her birinin kaydını tutar. Varlık yönetim sistemi, varlık servis programları, bakım kayıtları, varlığın mevcut değeri ve varlığın değiştirilmesi için bir program ile ilgili bilgileri tutabilir. Yazılım paketinde, düzenli bakım ve değiştirme döngülerini sürdürmek için bazı raporlar veya tetikleyiciler oluşturulabilir.
Varlık yönetim sistemi sadece içinde yer alan bilgiler kadar iyidir. Şirketin varlıkları hakkında iyi bilgi vermesi zorunludur. Bu bilgiler ayrıca düzenli tutulmalı ve şirketin varlıklarındaki herhangi bir değişiklikle güncellenmelidir. Bilgiler düzgün bir şekilde korunmazsa, şirket defterindeki ticari varlıkları için iyi bir değere sahip olmayacaktır.
Varlık yönetim sisteminde dijital varlık bilgilerinin yönetilmesi, bir denetim veya felaket durumunda veya bir davada şirkete yardımcı olacaktır. Varlık yönetim sistemi yalnızca belirli bir bilgisayarla ilgili bilgileri değil, aynı zamanda o bilgisayarda yüklü olan yazılımı da içeriyorsa, herhangi bir keşif işlemi sırasında, şirketin belirli isteklere yanıt vermesi çok daha kolay olacaktır. Yangın veya kaza yapan bir bilgisayar gibi bir felaket durumunda, şirket bilgisayarı belirli bir çalışanın yerine daha doğru bir şekilde doğru varlık bilgileriyle değiştirebilecek.
Fiziksel veya yazılım odaklı bir varlık yönetim sistemi arasındaki seçim, her şirket veya varlıkları olan birey tarafından yapılması gereken seçimdir. Genel olarak, bir kişinin yönetmesi gereken varlıklar ne kadar büyükse, dijital sistem o kadar fazla seçilebilir. Bununla birlikte, her lokasyon tarafından sağlanabilecek iyi bir fiziksel varlık yönetim sistemi bazı şirketler için daha iyi olabilir.
