Bir denetim sistemi genellikle denetim prosedürlerinin tamamlanmasına yardımcı olmak için tasarlanmış bir bilgisayar programıdır. Bu yazılım türü muhasebe firmaları, denetçiler ve iç denetim birimleri tarafından satın alınmaktadır. Bir denetim sisteminin temel amacı veri toplamak, her denetim prosedürü için rastgele bir veri örneği oluşturmak, faaliyeti izlemek ve nihai raporun oluşturulmasına yardımcı olmaktır. Orta büyüklükteki bir işletme için tasarlanan küçük sistemlerden çok uluslu kuruluşlar tarafından kullanılmak üzere büyük işletme sistemlerine kadar çok çeşitli denetim sistemleri bulunmaktadır.
Bir denetim sistemi ile çalışmak için muhasebe ve denetim eğitimi gereklidir. Denetimin türü değişebilirken, bir denetim sistemi en çok finansal veya düzenleyici denetimler için kullanılır. Bu tür denetimlerde, sisteme çok miktarda veri yüklenir ve bir dizi test oluşturmak için kullanılır. Birçok denetçi için denetim sisteminde ek eğitim gereklidir. Bu, bir dizi kurs aracılığıyla, kullanıcı dokümanlarını gözden geçirerek veya seminerler aracılığıyla tamamlanabilir.
Etkili ve güvenilir bir denetim sistemine sahip olmak için, yazılım, sisteme erişimi sıkı bir şekilde saran güvenlikli, bağımsız bir şekilde korunan bir bilgisayar ağına kurulmalıdır. İşlem sistemindeki veriler, hiçbir bilginin değiştirilmemesini sağlamak için güvenli bir işlemle yüklenir. Birçok büyük firmada bu, zamanlanmış olarak yürütülen bir programla tamamlanmaktadır.
Bir denetim sisteminin temel görevi, belirli bir denetim testi için ayarlanan verileri tanımlamak ve rastgele veri seçimini tamamlamaktır. Veri seçimi için kriterler denetçi tarafından belirlenir ve programın kendisi seçimin gerçekten rastgele olmasını sağlamak için çeşitli sorgular ve istatistiksel yöntemler kullanır. Bu süreç tek başına bir denetim sırasında önemli zaman ve emek tasarrufu sağlar.
Denetçi denetim planında çalıştıkça, proje planını gerekli zamana göre güncellemeli ve çalışmaları tamamlamalıdır. Bir denetim sistemi bu bilgileri otomatik olarak izleyebilir ve koruyabilir. Denetim amirine, denetim için harcanan zamanın, yapılan işin ve denetçinin adı ile ilgili bir rapor sunulur. Bu tür raporlar herhangi bir denetimde gereklidir ve çok faydalıdır.
Bir denetim sisteminde çok çeşitli raporlar ve çıktı seçenekleri bulunmaktadır. Bu araçlar, herhangi bir denetim için gerekli olan nihai denetim raporunun hazırlanmasına yardımcı olmak üzere tasarlanmıştır. Denetim testlerinin, kanıtların ve sonuçların derlenmesi zaman kazandıran büyük bir tasarruftur.
