İstisna sayısı, genellikle fiziksel stok kontrolünün bir parçası olarak kullanılan bir işlemdir. Bu strateji, stok stokunda taşınan her bir maddenin biriminin fiziksel sayımla doğrulanmasını içerir, fiziksel sayımın şu anda stok kayıtlarında yansıtılan stok sayımı ile karşılaştırıldığında ortaya çıkardığı farklılıklar veya istisnalar olduğunu belirtir. İstisna sayısı, fiziksel ve kitap envanterlerini uzlaştırmak için kullanılabilir ve ayrıca gerekli olan belirli bir maddenin daha fazla sipariş edilme potansiyelini en aza indirmeye yardımcı olabilir.
Bir istisna sayımı yapmak, tutulan her bir maddenin birim sayısını fiziksel olarak envanter için çağırır. Sayımı yapmak için, bir birey veya bir ekip, belirli bir tarihte stokta olması gereken birimlerin sayısı da dahil olmak üzere mevcut envanterin basılı bir kopyasını kullanacaktır. Envanter kalemlerine genellikle depoda belirli bir depolama alanı tahsis edildiğinden, birisi bu belirlenmiş alana girecek ve eldeki birim sayısını fiziksel olarak sayacaktır. Fiziksel sayım, kitap envanterine yansıtılan sayıyla eşleşirse, istisna yoktur. İki sayım eşleşmezse, bu durum maddenin istisna olarak işaretlenmesine neden olur.
Periyodik olarak bir istisna sayımı yapmak çeşitli nedenlerden dolayı önemlidir. Envanter kayıtlarında gösterilenlerin gerçekte eldeki bilgilerle mutabık kalması, işlemi devam ettirmek için gereken önemli parçaların veya malzemelerin tükenme olasılığını ortadan kaldırmaya yardımcı olur. İstisna sayısı, el kitabında kitap envanterinde yansıtıldığından daha fazla birim bulunduğunu tespit ederse, bu kitapların uygun şekilde düzenlenmesi ve bu belirli bir madde için sipariş talimatlarının revize edilmesine olanak sağlar; daha yüksek vergi yükümlülüğünü tetikler.
Bir istisna sayımı gerçekleştirme sıklığı, işletme operasyonunun büyüklüğüne ve niteliğine bağlı olarak değişecektir. Minimum envanterle çalışma eğiliminde olan küçük bir işletme, sayının her yıl bir veya iki kez yapılmasının yeterli olduğunu görebilir. Hammaddelerde ve makine bileşenlerinde sürekli bir ciro gören büyük operasyonlar için, istisna sayımının en az üç ayda bir yapılması olağan değildir. Sayım, işletmenin şişirilmiş bir envanterle ilgili problem yaşamasını ya da operasyonları kısmak zorunda kalmasını engellemek için yeterli sıklıkta gerçekleştiği sürece, önemli malzemeler ya da parçalar envanterde olduğu düşünüldüğünde eldeki olmadığından, sıklık yeterli kabul edilebilir.
