Dış bir rapor, genel kamuoyu ile hazırlanan herhangi bir organizasyonel rapora atıfta bulunmak için kullanılan bir terimdir. Genellikle, belgede bulunan içerik, yalnızca rapora dahil edilen kamu tüketimi için kabul edilebilir olarak kabul edilen verilerle, özel olarak kabul edilen bilgileri içermez. İşletmeler genellikle bu tür raporları, tüketicilere ve şirketlerin genel faaliyetleriyle ilgilenen diğer kişilere ilgili bilgilerin açıklanmasını sağlama aracı olarak hazırlar.
İşletmeler, genellikle kendi dış raporlarını kendi bünyesinde üreteceklerdir, ancak bu işlevi dış kaynak olarak kullanmak mümkündür. Raporun içeriği, belgede yer alan bilgilerin, bazı tarihsel veriler de dahil olmak üzere, şirketin faaliyetlerine genel bir bakış olabileceği için değişebilir. Diğer zamanlarda, dış raporun odağı işletme faaliyetlerinin finansmanı hakkında bilgi içerebilir. Bu durumda, rapor kamuoyuna verinin serbest bırakılması amacıyla denetçiler tarafından hazırlanabilir. Bu dış denetim raporunda yer alan finansal bilgiler gizli hiçbir şey içermeyecek ve rapor için kullanılan tüm veriler işletme sahipleri ve işletmecileri tarafından kamuya açıklanmaya uygun olarak değerlendirilecektir.
Bir şirketin harici bir rapor hazırlayıp yayınlamayı seçmesinin birkaç nedeni vardır. Bilgi kamuoyu olarak kabul edilir ve şirket ve potansiyel yatırımcılar da dahil olmak üzere ilgilenen kişilerin dikkatini çekmek için işletimi hakkında yeterince ayrıntılı bilgi verilmesini sağlar. Bu tür raporlar genellikle endüstri analistlerinin şirketin mevcut durumunu değerlendirmek için kullanabileceği verileri içerir. Bir işletme yazarı tarafından oluşturulan bir makale veya profil için kaynak materyal olarak kullanılmak üzere harici bir rapordan elde edilen detayların olağandışı olması normal değildir.
Harici bir rapor hazırlamanın tek bir yolu olmamasına rağmen, tutarlı ve bilgilendirici bir belge hazırlamaya yardımcı olabilecek birkaç temel husus vardır. Bilgi, okuyucunun metnin akışını kolayca takip etmesini sağlayacak şekilde mantıklı bir şekilde düzenlenmelidir. Gizli veya tescilli olduğu düşünülen herhangi bir veri, bu bilgiyi içermenin zorunlu bir sebebi olmadığı ve bu açıklamanın seviyesinin, işletme için daha sonraki bir tarihte herhangi bir sorun yaratması muhtemel olmadığı sürece, metinden çıkarılmalıdır. Bu tür raporların çoğu, metnin başında belgenin amacını belirtecek ve okuyuculara dış kağıdın neden var olduğunu ve yazarların ne yapmayı umduğunu anlamalarını sağlayacak şekilde düzenlenecektir.
