Envanter kaydı, bir işletmenin sahip olduğu hissenin türü ve miktarı hakkında bilgi içerir. Bu, eldeki envanteri, sipariş edilen envanteri ve devam etmekte olan işler için beklemedeki envanteri içerir. Aynı zamanda bir stok kaydı olarak da bilinir.
Tipik bir envanter kaydı manuel veya bilgisayar dosyasında bulunabilir. Karmaşıklığı şirketin büyüklüğüne, işlenen ürünlerin çeşitliliğine ve üretim hacmine bağlıdır. Birçok stok kaydında her bir parçanın tanımı ve yeri, miktarı ve kimlik numarası ile ilgili bilgiler yer alacaktır.
Genel bir envanter kaydı, stoktaki tüm ürünlerle ilgili verileri içerir. Başka hiçbir koşul içermez. Bu, genellikle başka tür stok kayıtlarının yapılabileceği temeldir.
Envanter kaydı, yakında üretime girecek olan stoktaki kalemleri de hesaba katabilir. Bu, düzenli malzeme akışını izlemeye ek olarak, bir şirketin ne zaman sipariş vereceğine dair bir fikir vermesine yardımcı olur. Ayrıca, bir kuruluşun belirli bir zamanda hangi stok yüzdesinin kullanıldığını ve çok fazla boşta envanter olup olmadığını belirlemesine yardımcı olur. Bu, elinizde ne kadar stok bulundurulacağının belirlenmesini kolaylaştırabilir ve böylece aşırı envanteri koruma maliyetini düşürür.
Envanter kaydının diğer bir yaygın parçası ise hangi kalemlerin sipariş edildiğinin listesidir. Bu kayıt aynı zamanda, üretimin sorunsuz bir şekilde devam etmesini sağlamak için düzenli olarak envanterin hazır olup olmadığını ortaya koyarak şirketin yeterli stok tutmasına yardımcı olabilir. Beklenen teslimatlar için bir zaman çizelgesi oluşturmanın yanı sıra, yeterli stokun sipariş edilip edilmediğini belirlemenin etkili bir yolu olabilir.
Bir envanter kaydı, envanterdeki değişiklikleri de izler. Bu, eldeki stok miktarını, gelen kalemleri ve giden kalemleri içerir. Her öğe izlenir ve sisteme bağlı olarak, öğeler türe göre düzenlenebilir.
Envanter kaydının günlük mali kaynaklar hakkında bilgi vermekten, yıllık vergilerin hazırlanmasına kadar çeşitli kullanımları vardır. Strateji planlamak, işlemlerin maliyet etkinliğini artırmak ve üretim hacmini izlemek için kullanılabilir. Her bir parçanın nerede tutulduğunu anlayarak, üretim için en faydalı olan yerde stokları yeniden düzenleyerek ve koruyarak operasyonların verimliliğini artırmak mümkündür. Envanter kaydı, bir şirketin envanterin boşa harcanmaması, çalınmaması, zarar görmemesi veya başka türlü kârsız hale getirilmemesini sağlamasına yardımcı olabilir.
