Çoğu şirket nakit akışı ile uğraşmak zorundadır ve fatura ve gelir akışlarını takip etmek için faturalar kullanılabilir. Fatura, sunulan hizmetleri veya satın alınan ürünleri ve bunların genel maliyetlerini ayrıntılandıran bir faturadır. Bunlar, şirkete ait dış satıcılardan gelebilir veya şirketten diğer şirketlere veya müşterilere verilebilir. Fatura defteri, bu faturaların tümünü düzenli ve saklı tutmanın bir yoludur. Bir işletmenin vergi amaçlı, nakit akışı analizi ve kayıt tutma dahil olmak üzere fatura tutabilmesinin birçok nedeni vardır.
Fatura defteri tutmanın birçok yararı vardır. ABD'de ve diğer bazı bölgelerde, bazı işletmeler vergi beyan ederken yıl boyunca alımlarının birçoğunu düşürebilir. Bu yapıldığında, şirketlerin bu alımların yapıldığını ve belirli bir miktarın ödendiğini ispat etmesi gerekecek. Bir fatura defterinde fatura kayıtlarının düzenlenmesi için bir başka iyi zaman da nakit akışını analiz etmektir. Çoğu şirket her üç ayda bir nakit akışını inceler ve faturalar paranın nereye gittiğini ve nereden geldiğini gösterebilir.
Genel kayıt tutma, fatura defteri tutmanın en yaygın nedenidir. Bazen, bir satıcıya ne ödendiğini gösterme veya bir müşteriye ödenmediğini gösterme ihtiyacı olabilir. Bu kitaplar şirketin ihtiyaçlarına uygun herhangi bir şekilde düzenlenebilir. İhtiyaç duyulduğunda, faturaların uygun bir yerde bulunması, karışıklık veya anlaşmazlıkların önlenmesine yardımcı olabilir.
Birçok işletme elektronik fatura yazılımı kullanır. Bu, birçok şekilde çalışabilir ve yine şirketin, faturaları kendilerine uygun bir şekilde düzenlemesini ve içermesini sağlar. Kayıtların elektronik ortamda tutulması zamandan ve alandan tasarruf sağlayabilir ve genellikle birçok fiyat aralığında mevcut olan birçok yazılım türü vardır.
Yine diğer şirketler hem kağıt hem de elektronik fatura kullanmaktadır. Fatura defteri, fiziksel faturalar olarak da adlandırılan kağıdı içerebilir. Elektronik kitaplar, bu faturaların kopyalarını taramış veya hızlı bir şekilde araştırmak için onlardan veri girip düzenlemiş olabilir. Her ikisinin de yararları vardır, ancak bir şirketin faturalarını saklamayı seçmesi tamamen kendi ihtiyaçlarına bağlıdır.
Bazı şirketler günlük olarak birçok fatura kullanabilir. Çoğu zaman, bu faturalar daha küçüktür ve daha fazla fatura defterinde sıralanabilir. Genel olarak, bir şirketin üç ila yedi yıl boyunca fatura kaydetmesi önerilir. Bu, tamamen ayrı bir kayıt odasında veya binada tutulabilecek birkaç kitap yığını oluşturabilir.
