Denetimler tüm şekil ve biçimlerde gelir. Bununla birlikte, türünden bağımsız olarak, denetimler, işlemleri ve makbuzları inceleyen, yetkisiz işlemleri arayan ve sahtekarlık ve hatalardan kaçınmaya çalışan bağımsız denetim personeli tarafından yapılır. Denetim hazırlığı, böyle bir inceleme için okuma sürecidir ve genellikle Serbest Muhasebeci Mali Müşavirlik (CPA) firmaları tarafından yapılan denetimlerle ilgilidir. Bunlar, yatırımcılara, bankalara ve diğer paydaşlara bir şirketin finansal tablolarının önemli bir yanlışlık veya hata olmadan adil bir şekilde sunulduğundan emin olmak için yılda en az bir kez yapılan denetimlerdir.
Denetçiler denetim programlarını izler ve denetim hazırlığı genellikle önceki yıllardaki benzer kalemlerle tekrarlanır. Kamu şirketleri gibi denetlenmesi gereken işletmeler genellikle denetim sürecine ve hazırlanmasına yardımcı olmak için denetim anketleri veya listelerini ve ilgili diğer bilgileri talep eden listeleri alırlar. Bu programlar genellikle "müşteri tarafından hazırlanan" (PBC) belgeleri olarak bilinir.
Denetim ekibi üyeleri, finansal tabloları analiz etmek ve rakamları test etmek için PBC'leri kullanır. Önemli olan, denetim sürecini daha hızlı ve daha ucuz hale getirmek için denetim hazırlığından gelen belgeleri kullanmaktır. Dokümantasyon ne kadar iyi olursa, denetim o kadar düzgün olmalıdır.
Borç hesapları hesabı, genellikle uzun vadeli ve kısa vadeli borçluların detaylı bir listesini içeren ve her birinin ne kadar borçlu olduğunu içeren denetim hazırlığının bir parçasıdır. Listedeki toplamlar, işletmenin finansal tablolarında neler sunduğuyla aynı fikirde olmalıdır. Eğer bir işletme cari hesaplar olarak 1.000 ABD Doları (USD) ve uzun vadeli senetler gibi 5.000 ABD Doları tutarında bir dolar gösterirse, örneğin bu kesin tutarlar borçlu hesap planlarına uymalıdır.
Genellikle denetim hazırlığının bir parçası da, alacakların hesapların listesidir. Bu liste, ödenecek hesaplara benzer şekilde, işletmeye kimlerin borcunu borçlu olduğunu gösterir. Fikir aynıdır: Alacak hesaplarının toplamı finansal tablolarla aynı olmalıdır.
Banka mutabakatları popüler PBC'lerdir ve genellikle mali yılın son ayı ve bir sonraki ay için gereklidir. Banka mutabakatı, banka başına nakit bakiyesi ile defter başına düşen nakit bakiyesi arasındaki farkları tanımlar. Denetim hazırlıklarındaki diğer popüler kalemler arasında, bankaların denetçilerle nakit ve yatırım bakiyelerini onayladığı sabit varlıkların, amortismanların, yatırım listelerinin ve banka onay mektuplarının bir listesi bulunmaktadır.
Başta şirketler ve daha büyük şirketler olmak üzere birçok işletme, denetim hazırlık ve sürecini koordine etmek ve gözden geçirmek için denetim komiteleri oluşturur. Denetim komitesi genellikle işletmenin mali refahı ile ilgilenen yönetim kurulu üyelerinden oluşur. Bu üyelerin finans veya muhasebe konularında bir geçmişi olabilir.
Denetim hazırlığının zorlukları, PBC'ler hazırlandıktan sonra yapılan yanlışlıklar veya düzeltmeler nedeniyle hesap numaralarındaki değişikliklerdir. Bu olduğunda, programlar ve belgeler de değiştirilmelidir. Denetim hazırlamanın bir diğer zorluğu da, zamanında hazırlanan tüm uygun bilgilerin elde edilmesidir. Bu sorun, iyi raporlama sağlayan finansal yazılımlar kullanarak ve birçok öğe için ayrı listeler oluşturma ihtiyacını ortadan kaldırarak en aza indirilebilir.
