İş süreci otomasyonu veya BPA, bir işletmeyi yürütmek için kullanılan temel süreçleri optimize etmek ve kolaylaştırmak için kullanılan ve bu süreçlerin yürütülmesinde yer alan işlevleri otomatikleştirmek için en son teknolojiyi kullanan bir stratejidir. BPA'nın ardındaki fikir, işletme maliyetlerini mümkün olduğu kadar düşük tutarken, mevcut tüm kaynakları en iyi avantajı kullanarak şirkete en fazla faydayı sağlamaktır. Bunu yapmak, işletmenin daha fazla kar elde etmesine ve otomasyon kullanılmadan gerçekleştirilmesi zor bir istikrar seviyesine ulaşmasına yardımcı olur.
İş süreci otomasyonuna yönelik birkaç farklı yaklaşım olsa da, çoğu strateji, otomasyonun başarılı olması için yapılması gereken üç temel aşamayı tanımlar. İlk aşama orkestrasyon olarak bilinir. Bu aşamada yöneticiler, işletmenin ihtiyaçlarını değerlendirmek, iş faaliyetinin her bir sektörünün özelliklerini keşfetmek ve teknolojinin bu sektörlerin her birinde yer alan adımları nereye aktarabileceğini belirlemek için Bilgi Teknolojisi geliştiricileri gibi otomasyon profesyonelleriyle birlikte çalışır. . Orkestrasyon sırasında, katılan tüm taraflar, her bir sektörün doğru donanım ve yazılım kullanımıyla nasıl daha verimli bir şekilde birbirleriyle daha iyi bağlantıda bulunabileceğini ve bunun da toplam üretim çabasını olumlu yönde etkileyebileceğini belirlemeye çalışmaktadır. İşte otomasyon stratejisinin tanımlandığı ve şirket kültüründe uygulanması için hazırlandığı.
Düzenlemeden sonra, iş süreci otomasyonunun bir sonraki aşaması entegrasyon olarak bilinir. Bu aşamada, şirket içindeki her bölüm aşamalı olarak yeni teknolojiye tanıtıldı. İlerlemeler gerçekleştiğinde ve işler hale geldiğinde, uygulama sürecindeki bir sonraki bölüm ele alınmakta ve sıra, şirketin tüm sektörleri otomasyona dahil olmayana kadar devam etmektedir. Bu artan yaklaşım, otomasyonu daha fazla bölüm içerecek şekilde genişletmeden önce, her departman düzeyinde gerçekleşecek öngörülemeyen operasyonel sorunların hızlı bir şekilde tanımlanmasını ve uygulanmasını mümkün kılar. İdeal olarak, bu, uygulama tamamlandığında, her departmanın yeni otomatikleştirilmiş işlemlerin bir sonucu olarak artan verimlilikle olumlu bir şekilde karşılık verdiği anlamına gelir.
İş süreci otomasyonunun son aşamasına bazen dinamik entegrasyon veya yürütme denir. Bu, her departmandaki şimdi kurulan otomatikleştirilmiş işlemlerin diğer bölümlere veri sağlamak için daha fazla entegre edildiği aşamadır. Örneğin, tamamen işlevsel bir iş süreci otomasyonu durumunda, satış departmanından gelen veriler otomatik olarak alacaklı hesaplara akar ve bu da faturalı siparişler ile ilgili verileri satışlar, çeşitli yönetim düzeyleri ve kuruluş içinde bu verilere erişmesi gereken diğerleriyle paylaşır. . Bu düzeyde yürütme ayrıca satış görevlilerinin ve satış yöneticilerinin, gönderim tarihleri, fatura tarihleri ve bu faturaların ödendiği tarih dahil olmak üzere müşterileri tarafından verilen siparişler hakkında kolayca veri elde etmelerini sağlayan iki yönlü bir veri akışı oluşturur.
Her büyüklükteki işletme, iş süreci otomasyonunun kullanılmasından yararlanabilir. Otomatik işlemlerin, işlemlerin manuel işlemlerden daha verimli bir şekilde gerçekleştirilmesine yardımcı olduğu varsayılarak, şirket işletme giderlerini düşürür ve ürünü daha düşük bir maliyetle sağlayacak şekilde konumlandırılır. Bu da, hemen hemen her işletme girişiminin başarısı için önemli olan bir faktör olan, satılan her birimden daha fazla kazanç elde edileceği anlamına gelir.
