Merkezi faturalandırma, bağımsız şirketlerin bireysel tedarikçiler yerine bir toptancıdan envanter satın aldığı bir satın alma tekniğidir. Bu popüler işletme yöntemi, firmaların toplu alım gücü elde etmelerine olanak tanıyarak toplu fiyat indirimleri sağlar. Merkezi faturalandırma, mağazaların fiyatları düşük tutması ve yüksek kar elde etmesine yardımcı olmakla kalmaz, aynı zamanda hem işletmeler hem de tedarikçileri için faturalandırma ve idari işlemi kolaylaştırır.
Geleneksel bir faturalama senaryosunda, mağazalar bireysel tedarikçilerden envanter alır. Örneğin, bir market, içecek, yiyecek, şekerleme, süt ve diğer malların teslimatını alır. Bu mağaza büyük olasılıkla bu ürünlerden sadece küçük bir kısmını satın alıyor ve bu nedenle tedarikçilerinden çok az indirim alıyor. Mağaza sahibi, hesaplarının her birini ayrı ayrı izlemeye ve her tedarikçi için her ay onlarca veya yüzlerce çek yazmaya zorlanır. Tedarikçi, ayrıca her bir işten fatura ve tahsilat dahil olmak üzere çok sayıda alıcı ile de uğraşmalıdır.
Merkezi bir faturalama senaryosu, şirketlerin çok daha basit bir işlem kullanarak mal satın almalarını ve satmalarını sağlar. Merkezi fatura altında, bir toptancı, perakendeciler ve tedarikçiler arasında aracı olarak hareket eder. Bu toptancı ile çalışan her mağaza, ayın tüm envanterini faturalandırabileceği kendi ayrı hesabını tutar. Ayın sonunda, her tedarikçi toptancıya, bu toptancının temsil ettiği mağazalara yapılan tüm teslimatlar için tek bir fatura gönderir. Toptancı, her bir mağazaya, o ayın hesabına yapılan tüm alımları yansıtan her mağazaya tek bir fatura gönderir.
Bireysel mağazalar ve işletmeler için merkezi faturalama, her ay muhasebe sürecini büyük ölçüde kolaylaştırır. Mağaza, tedarikçiye her tedarikçiye çek yazmak yerine, toptancıya sadece tek bir çek yazar. Ürün tedarikçileri için, merkezi faturalama, her mağazadan çek toplama ve işleme gereksinimini ortadan kaldırır ve tedarikçinin her ay toptancıdan bir çek işlemesine olanak tanır. Bir toptancı kullanarak, tedarikçiler tahsilat için harcanan zamanı ve parayı ve ayrıca ödeme yapma riskini de azaltırlar.
Tedarikçinin bakış açısına göre toptancı, bireysel mağazalar tarafından satın alınan küçük hacimlere kıyasla, büyük miktarlarda mal satın alıyor. Bu, tedarikçileri toptancıların işlerini sürdürebilmek için bu yüksek hacimli alımlara dayalı indirimler sunmaya teşvik eder. Bu indirimler, fiyatları düşük tutuyor ve mağazaların kârlı kalmasını sağlarken, aynı zamanda toptancıya hizmetleri için ödeme yapıyor.
Birçok merkezi faturalama uygulamasında, toptancı, tedarikçi ile alıcı arasında bir aracı olarak hizmet eder. Ancak bazı durumlarda, bu toptancı bir tür depo olarak hareket etmeye karar verebilir. Toptancı, basitçe faturalarla uğraşmak yerine, malları toplu olarak satın alır ve mağazalara satar, böylece toptan satış şirketi için daha yüksek kar marjı sağlar.
