Değişim yönetimi, mevcut bir üretim teknik çözümünde yapılan tüm değişiklikleri koordine etmek ve kontrol etmek için bilgi teknolojisi hizmet yönetiminde kullanılan tanımlanmış, standartlaştırılmış bir süreçtir.
Her kuruluş, şirketlerin göreceli büyüklüklerine ve personel kaynaklarına dayalı olarak kendi değişim yönetimi süreçlerini oluşturabilir. Değişim yönetimi genellikle bilgi teknolojisi departmanı müdürünün veya yöneticisinin sorumluluğundadır. Değişim yönetimini çevreleyen çoğu işletmede kullanılan standart işlevler ve işlemler vardır.
Standart süreç, önerilen tüm değişiklikleri bir üretim veya canlı sisteme sistematik olarak kaydetme, maliyet / fayda analizini tamamlama, etki ve riskleri değerlendirme, bir iş vakası oluşturma veya talep için gerekçelendirme ve iş süreci sahibinden onay alma yöntemidir. Onaylandıktan sonra değişiklik yönetimi, etkinin izlenmesi, bir özet raporun oluşturulması ve daha geniş bir izleme sisteminde değişiklik talebinin durumunu güncellemenin yanı sıra, bu değişikliğin fiili olarak uygulanmasını da içerir.
Bir değişiklik yönetimi sürecinin amacı, değişiklik taleplerini değerlendirmek, önceliklendirmek, kaynakları uygulama için planlamak ve uygun destek seviyesini belirlemek için sistematik bir yöntem kullanmaktır. Bu yapı içerisinde sistem yöneticisi, kullanıcıların taleplerini karşılamak için personel, ekipman ve kaynakların mümkün olan en iyi şekilde kullanılmasını sağlamaktan sorumludur. Değişiklik yönetimi süreci donanım, yazılım, destek belgeleri ve prosedürleriyle ilgili tüm değişiklikleri kapsar.
Bir yönetim kurulu, değişiklik yönetimi sürecini kullanan istekleri onaylamalıdır. Fonksiyonel departman yöneticileri ve üst düzey kurumsal yönetim, değişiklik talebi tekliflerinin ve ekli tüm belgelerin gözden geçirilmesinden sorumludur. Bu kurullara Danışma Kurullarını Değiştir veya Yönetim Kurulları denir. Bu kurulda, değişiklik tekliflerinin maliyetini değerlendirmek için yeterli yetkiye sahip bir finansal hizmetler departmanı temsilcisi tarafından sunulması ve gruba, gereken ek maliyetler ve bu maliyetlerin uygulanmasının uygulanabilirliği hakkında tavsiyede bulunması gerekir.
Değişim yönetimi sürecinden sorumlu olan bölüm yöneticisi, iyi iletişim becerilerine, işlevsel veya teknik bir bilgisayar hizmetleri geçmişine ve iş gereksinimleri ile teknik çözümün bu ihtiyaçları karşılayabilme kapasitesi arasındaki boşluğu doldurma yeteneğine sahip olmalıdır.
Değişim yönetimi süreci üretim, işletim sistemleri ile birlikte kullanılır. Proje veya geliştirme sistemleri için süreç, analiz ve dokümantasyon üzerinde durulur. Bir geliştirme ortamında, bir işletme ihtiyacına olası bir çözüm olarak belirli bir açıyı araştırmak için daha fazla yol vardır. Bu analiz yapıldıktan sonra, bu çözümün potansiyel faydalarını ve uygulamadaki olası alanları belirlemek için bir değerlendirme yapılır. Herhangi bir gelişme kaydedilmeden önce iş süreci sahipleriyle istişarelerin tamamlanması gerekmektedir.
