Kurumsal kaynak kullanımı, kurum genelinde kullanılan çeşitli ürün ve hizmetlere olan talebi bir araya getirmeyi ve bu toplu talebi bu ürünleri toplu olarak güvenceye almak için kullanmayı içeren bir satın alma yaklaşımıdır. Bu tür bir çabanın sonucu, şirketin üretim operasyonundan daha fazla net kar elde etmesine olanak tanıyarak, şirket için toplam işletme maliyetinin en aza indirilmesidir. Tipik olarak, kurumsal kaynak kullanımı, her bir departmandaki veya işyerindeki personel ile koordinasyonu içeren bir tür merkezi satın alma sürecinin oluşturulmasını gerektirir. Bu tür bir kaynak ağı, şirketin her bir yerinde farklı ürün ve hizmetlere olan talep seviyesinin belirlenmesine, bu talebi karşılamak için tedarikçilerle çalışmasına ve şirketten tasarruf sağlayan toplu fiyatlandırma pazarlıklarına yardımcı olur.
Hemen hemen her büyüklükteki işletmeler, kurumsal kaynak kullanımının temellerinden faydalanabilir. Tek bir lokasyonda faaliyet gösteren küçük bir şirket, tüm çalışanların kopya kâğıt, kalem, yazıcı şeritleri ve kağıt pedleri için toplam aylık kullanımını belirleyerek ofis malzemelerinin maliyetlerini minimumda tutmak için bu yaklaşımı kullanabilir. Bir ofis yöneticisi veya başka bir yetkili çalışan, daha sonra bu düşük fiyatlara kilitlemek için sözleşmeye bağlı bir anlaşmaya girerek, söz konusu ürünler için standart fiyatta bir indirim sağlamak için bu aylık hacim kullanımına dayanan yerel bir tedarikçi ile görüşecektir. Bu, küçük işletmelere düzenli olarak tüketilen ofis malzemelerini daha düşük bir maliyetle elde etmelerini sağlar, bu da şirket tarafından elde edilen gelirin çoğunun net kar olarak elde edileceği anlamına gelir.
Birden fazla lokasyona sahip daha büyük şirketler genellikle şirket merkezi yapısının bir parçası olarak bir satın alma departmanı yaratacaktır. Bu departman, farklı mal ve hizmetlerde kullanımı değerlendirmek için her lokasyonla çalışır, tüm lokasyonların toplamını birleştirir, daha sonra çeşitli satıcılarla toplu indirim anlaşmaları için pazarlık etmeye çalışır. Bu yaklaşım etkin bir şekilde çalıştığında, şirket yapısındaki her bir yerle ilişkili işletme giderleri asgari düzeyde tutulur ve böylece işletmenin gelir akışının daha fazla kârlı kalmasını sağlar.
Birçok iş ve stratejik çabayla olduğu gibi, kurumsal kaynak kullanımı da devam eden bir faaliyettir. Satın alma temsilcileri sürekli olarak bir ticari operasyonda rutin olarak kullanılan mal ve hizmetlerde daha fazla indirim talep eder. Kullanımın izlenmesi de önemlidir, çünkü belirli bir ürünle ilişkili alımların hacmindeki bir değişiklik, daha fazla tasarrufun pazarlanmasına kapı açabilir. Bir şirketin satın alımlarından en fazla faydayı elde etme kabiliyetini arttırmanın bir yolu olarak, kurumsal kaynak kullanımı pratiktir ve çoğu zaman çok kısa bir süre içinde sonuç üretecektir.
