Veri azaltma, büyük miktarlarda veriyi bir dizi özetlenmiş rapora dönüştürme, analiz etme ve nihayetinde dönüştürme işinde uygulanan bir terimdir. Veri azaltma işleminin arkasındaki fikir, iş ortamlarında nispi kolaylığı ile kullanılabilecek bir şekilde biraz basitleştirilmiş bir format sağlamaktır. Verinin niteliğine bağlı olarak veri azaltma teknikleri ve sistemlerinin seçimi ve bu verilerin tam ve kapsamlı bir gösterimini sağlamak için bu özet raporların nasıl yapılandırılması gerektiğine süreç için çeşitli farklı yaklaşımlar kullanılabilir.
Her türlü veri azaltma çabasındaki ana görevlerden biri, amaç için toplanan tüm verilerin düzenlenmesidir. Zaman zaman sürecin bu kısmı, etkinliğe yardımcı olmak için iyi tanımlanmış kriterler kullanarak tutarlı bir şekilde öncelik vermeyi içeren verilere bir tür düzen kurulmasına odaklanmaktadır. İlgili veri türüne bağlı olarak, özetleme sırasında bilgilerin daha kolay çalışılmasını sağlamak için bazı rakamların yuvarlanmasını dahil etmek alışılmadık bir durum değildir. Son olarak, raporların alıcılarının basitleştirilmiş bilgilerin lojistiğini göreceli olarak kolaylıkla takip etmelerine izin vermek için tabloların, sütun raporlarının veya diğer etiketleme veya biçimlendirme türlerinin düzenlenmesi gerekebilir.
Geçmişte, mevcut verilerin içinden geçilmesi ve bilginin yararlı formatlara önceliklendirilmesi ve düzenlenmesi süreci manuel olarak gerçekleştirildi. İlgili veri miktarına ve bu verinin hedef kitlesine bağlı olarak, işlem aylar hatta yıllar alabilir. Günümüzde, çeşitli biçimlerde olan verilerle başa çıkmak için tasarlanmış yazılım paketleri oluşturulduğundan, raporlar günler veya haftalar içinde hazırlanabilir. Çoğu yazılım türü, birkaç farklı veritabanından bilgi çekebilir ve sıralama sürecine yardımcı olabilir, bu da hem kullanışlı hem de anlaşılması kolay basitleştirilmiş verilerin hazırlanmasını çok daha kolay ve hızlı hale getirir.
Okunması kolay raporlara sunulacak bilgileri basitleştirmek için veri düzenleme yöntemlerini kullanmak, hemen hemen her büyüklükteki işletmeler için önemlidir. Kullanılan veri azaltma sistemleri, yöneticilere yardımcı olacak verimlilik ve üretim raporlarının hazırlanmasına yardımcı olabilir veya satış güçlerine mevcut kampanyaların veya şirketin ihtiyaç duyduğu satış işlemlerinin etkinliğini daha iyi anlamada yardımcı olabilir. Veri düzenleme ve kodlama, yatırımcılara yeni bir ürünün piyasaya sürülmesiyle ilgili potansiyeli göstermek konusunda da yardımcı olabilir.
