Belge otomasyonu, bilgisayar belgelerinin yarı otomatik olarak oluşturulduğu süreçtir. Bu tür bir yazılım, işletmeler, tüzel kişiler ve çok çeşitli belgeler üreten herkes tarafından yaygın olarak kullanılmaktadır. Bir belge genellikle, kolayca değiştirilebilecek ve değiştirilebilecek sorular ve alanlar içeren bir şablon kullanılarak oluşturulur. Bazı uygulamalar için iyi olsa da, diğerleri belge otomasyonunun belge üretiminde o kadar yardımcı olmadığını görecektir.
Belge otomasyonu bir şablonla başlar. Örneğin, bir finansal kiralama sözleşmesi yazmak üzere sözleşmeli bir şirket varsa, bir kiralama belgesi şablonu kullanılır. Bu şablon, resmi hale getirmek için gereken tüm metne ve şirketin müşterinin özel ihtiyaçlarına göre şablonu özelleştirmek için hızlı değişiklikler yapabileceği alanlara sahiptir.
Bu değişikliklerin doküman otomasyonunda yapılmasının bir yolu da sorulardır. Bu sorular form veya şablona yöneliktir ve form müşterinin ihtiyaçları için derhal değiştirilebilecek şekilde yapılır. Örneğin, bir kredi belgesindeki bir soru, kredinin 10, 20 veya 30 yıl sürmesi olabilir. Bu bilgilerin uygulanabilir olduğu tüm alanlar verilen cevap ile koordine edilecek şekilde değiştirilecektir.
Ayrıca, yazarın metni hızla değiştirebileceği alanlar da vardır. Bu en sık müşterinin adını ve iletişim bilgilerini doldurmak için kullanılır. Stok yazımı örneklerini gösteren açılır menüler de kullanılabilir. Grafikler, özellikle işletmeler için belge otomasyon programı yapıldıysa, bir işletme büyük olasılıkla bir logoyu belgeye eklemek isteyeceği için manipüle edilebilir. Grafiklerin eklenebileceği ve değiştirilebileceği bir alana sahip olan işletme, sadece birkaç tıklama ile bir logo ekleyebilir.
Belge otomasyonu genellikle bağımsız bir program veya eklenti olarak yapılır. Bu, kullanıcının en sevdiği programa bağlı kalmasına ve sadece belge montajı için otomasyon özelliklerini kullanmasına veya diğer programların eksik özelliklere sahip olabileceği tamamen farklı bir program kullanmasına izin verir. Her iki durumda da, montaj yazılımı düzgün çalışacaksa, kullanıcının bilgisayarının programın belleğini ve işlem gereksinimlerini karşılaması gerekir.
Çoğu şirket, belge derleme yazılımını kullanışlı bulacaktır, ancak bu işe yaramayacak bazı şeyler vardır. Bir şirket her bir dokümanı el ile yazmaya ve her birini farklı kılmaya adadıysa, işlemi otomatikleştirmek işe yaramaz. Yapılan belgelerin büyük kısmı, her biri önemli ölçüde farklı olduğu için bir forma uygulanamazsa, belge otomasyonu da yararlı değildir.
