Belge transkripsiyonu, kağıt belgeleri düzenlenebilir bir dijital formata dönüştürür. Bu, okunabilirlik, dijital dosyalara dönüştürme veya başka çeşitli nedenlerle yapılabilir. Bu görevi bir ücret karşılığında yerine getirmek için firmalar mevcuttur veya şirketler transkripsiyon ihtiyaçlarını dahili olarak karşılayabilirler. Bazı belge türleri için, belgenin hassas yapısı veya yaşı nedeniyle dönüştürme işleminde özel işlem gerekebilir. Bu durumlarda, bir uzmanlık servisi kullanmak gerekli olabilir.
Bu işlem birkaç şekilde yapılabilir. Bazı şirketler belgeleri tarar ve yazdırılan bilgileri düzenlenebilir bir dijital forma dönüştürmek için bir program kullanır. Bir teknisyen, hataları düzeltmek için makine transkripsiyonunu inceler. Bunlar karakter değişimlerini veya değişimleri, kaydırılmış alanları ve ortaya çıkabilecek diğer sorunları içerebilir. Bilgisayar programı düzeltmelerden öğrenebilir ve bunu hata oranını azaltmak için gelecekteki belge transkripsiyon görevlerine uygulayabilir.
Başka bir seçenek, daktilo orijinal belgesinden veya yeni bir dijital kopya oluşturmak için yüksek kalitede bir faks makinesinde çalıştığı manüel transkripsiyondur. Belgeler, bir bilgisayarın sorun yaşayabileceği sıkışık veya olağandışı el yazısı veya yaygın olarak kullanılmayan özel karakterler içerdiğinde gerekli olabilir. Örneğin, İngilizce'deki tarihsel belgeler, Modern İngilizce'de kullanılmayan, bilgisayarın yorumlamada zorluk çekeceği birkaç karakter içerebilir.
Tarihsel belgeler özel bakım gerektirebilir çünkü transkriptçiler aslına zarar vermekten kaçınmak isterler. Tarama ve benzeri faaliyetler kağıtları ultraviyole ışığına maruz bırakabilir ve orijinalin bütünlüğünü korumak için dikkatli yapılmalıdır. Transkripsiyoncuların ayrıca ellerini temiz tutmaları gerekir ve materyali tutarken eldiven takabilirler. Belge transkripsiyonuyla dijitalleştirme, tarihsel kayıtları araştırmacılar ve kamuya açık hale getirebilir; örneğin bir tesis, araştırmak isteyen herkes için web sitesine tarihsel mektuplar yükleyebilir.
Hükümet evrakları belge transkripsiyonuna tabi tutulabilir. Bu, eski nüfus sayımı verileri gibi tarihi kayıtları ve dijital hale getirilmemiş yeni belgeleri içerebilir. Belgelerin dijital forma girdiklerinde değiştirilmemelerini sağlamak için bilgilerin hassasiyeti nedeniyle sertifikalı bir transkripsiyonist kullanılması gerekebilir. Vatandaşlık başvuruları gibi faaliyetler için kendi ülkelerinden dijitalleştirilmiş belgeler kullanmayı planlayan kişiler, bir devlet görevlisine belge transkripsiyonunu doğrulamak için atılması gereken adımlar hakkında soru sormak isteyebilir.
