E-idare terimi, elektronik ve bilgisayar tabanlı teknolojiler kullanarak temel idari fonksiyonları otomatikleştirme yöntemini ifade eder. E-idareciliğin temel amacı, önemli belgeleri ve dosyaları elektronik dosyalara dönüştürerek boşa harcanan kâğıt ve alanı azaltmaktır. Bu strateji, ağır evrak işlerinin sağlık hizmetleri, hukuk, bilim ve devlet kurumları gibi iş yapmanın büyük bir parçası olduğu birçok sektörde popüler hale gelmiştir. Özel şirketler de zamandan ve kaynaklardan tasarruf etmek amacıyla e-idareyi benimsemiştir.
E-idaresi kullanan şirketlerde, yetkisiz kişilerce daha az evrak işi kaybolur veya yanlış kullanılır. Dosyalar elektronik olarak alınır, bu nedenle belgelere kimin eriştiğini izlemek için geride bir elektronik kod vardır. Bu sistem, belirli dosyaları kimlerin izleyebileceğini sınırlandırarak ve belirli kayıtlara erişmesi gereken herhangi biri için açıklık gerektiren bir şirkette güvenlik sağlayabilir. Bu, özellikle hasta veya müşteri gizliliğinin önemli olduğu sektörlerde önemlidir.
Daha fazla profesyonel e-posta, kelime işlem ve sosyal medya ağlarını kullandığından e-yönetim de iş dünyasında yaygın bir uygulama haline geliyor. Bu elektronik iletişim yöntemleri, insanların geleneksel posta ve kurye hizmetlerini beklemek yerine Internet üzerinden kesintisiz bilgi, belge ve kayıt paylaşmalarını sağlar. Otomatikleştirilmiş ofis uygulamaları sayesinde mesajlar yıldırım hızında iletilir ve bu da işlemleri çok daha verimli kılar. E-yönetim, basılı belgeleri gönderme, postalama, dosyalama ve teslim etme sorunlarını ortadan kaldırır.
Tüketiciler e-idareden alışveriş yapma, mal alma ve satma veya kayıtlara erişme şeklini etkilediğinden faydalanırlar. Özel vatandaşlar, ofis binalarına seyahat etmek zorunda kalmak yerine, devlet kurumlarından ve finansal kuruluşlardan İnternet üzerinden elektronik süreçlerle destek alabilirler. Vatandaş vergileri ödeyebilir, kimlik kartlarını alabilir ve telefon ya da bilgisayar üzerinden elektronik olarak adres değişikliği yapabilir. Tüketiciler aynı şekilde ihtiyaçları arayabilir, bilgi talep edebilir veya alışveriş yapabilirler.
Bazı endüstrilerde e-idare bir gerekliliktir. 1996 tarihli Sağlık Sigortası Taşınabilirliği ve Sorumluluk Yasası'nın (HIPAA) bir parçası olarak, Amerika Birleşik Devletleri Kongresi, tüm sağlık kuruluşlarının hasta kayıtlarını güvenli bir elektronik sistemde saklamasını gerekli kılmıştır. Bu, diğer endüstrilerin benzer politikalar geliştirmeye uygun olma yolunu açtı. Bu, birçok işletmenin kayıtları işleme biçimini değiştirdi ve gelecekteki tüm kuruluşlar için büyük olasılıkla bir gereklilik haline gelecek.
