Elektronik faturalama, postayla bir kağıt fatura ya da fatura göndermek yerine e-posta yoluyla fatura gönderme uygulaması anlamına gelir. İşletmeler sıklıkla müşterilerine faturalarını veya faturalarını elektronik olarak veya normal posta yoluyla alma seçeneği sunar. Elektronik faturalama, bu faturalandırma yöntemini kullanan işletmeler ve müşterileri için avantajlar ve dezavantajlar sunar.
Elektronik faturalamanın kullanılmasının birincil faydalarından biri maliyet tasarrufudır. Faturaları ve zarfları ve postaları postayla göndermek için faturaları kağıt ve mürekkep gönderen işi kurtarır. Elektronik faturalama, genellikle faturaları programa göre gönderen bir faturalama yazılımı kullanır, böylece çalışanın zamanından da tasarruf sağlar. İşletme, elektronik faturalar kullanarak maliyetleri düşürdüğünde, bu maliyet tasarruflarının bir kısmını şirketin ürün veya hizmetlerinin fiyatlandırılması sırasında müşterilerine iletebilir.
Elektronik fatura almak da müşterilerin ödemesi için çok daha uygundur. Bazı şirketler doğrudan elektronik faturada müşterinin doğrudan e-posta ile ödeme yapmasını sağlayan bir bağlantı içerir. Diğer şirketler, banka müşterilerine fatura ödeme hizmeti sunan bankalarla anlaşmalar yapar. Elektronik fatura, müşterinin banka hesabına bir hatırlatma olarak gider ve müşteri, ödemeyi bankasıyla olan çevrimiçi fatura ödemesiyle planlayabilir.
Elektronik faturalar ve elektronik ödemeler müşteriye para ve zaman kazandırır. Çek yazmak ve postalamak için posta ücreti ödemek zorunda kalmaktan daha hızlı ve daha ucuzdur. Ayrıca, açıklamalar genellikle şirket tarafından çevrimiçi olarak saklandığından, evde kağıt israfını ve karmaşasını da azaltır.
Elektronik fatura kullanan işletmeler için, ödemeyi daha hızlı aldıkları anlamına da gelir. Tipik olarak, bir elektronik fatura gönderildiğinde ve müşteri ödemeyi elektronik olarak yaptığında, paranın işletmeye anında alınmasını sağlar.
Elektronik faturalamanın işletmeler ve müşteriler için birçok avantajı varken, bazı dezavantajları da vardır. Bazı müşterilerin, e-posta İnternet Servis Sağlayıcılarının (ISS) spam filtreleri nedeniyle elektronik faturaları alma konusunda sorunları var. Müşteri elektronik faturayı almazsa, faturayı ödemeyi unutabilir ve bu da geç ücret ve masrafları harekete geçirebilir.
Güvenlik, müşterilerin elektronik faturalamayı kullanırken korkabilecekleri başka bir konudur. İşletme, faturayı göndermek ve elektronik ödemeleri almak için güvenli bir sunucu kullandığı sürece, fatura almak ve çevrimiçi ödeme yapmak güvenlidir.
