Elektronik tedarik, internet üzerinden malzeme satın alma işlemidir. Elektronik tedarikin asıl tanımı, satın alma işleminden ödemeye kadar tüm tedarik sürecini yönetmek için elektronik bilgisayar sistemlerinin kullanılmasıdır. Elektronik tedarikin tersi elektronik ticarettir. Elektronik ticarette veya e-ticarette şirket, müşterilerin çevrimiçi materyal satın almalarını sağlayan bir web sitesine ve altyapıya ev sahipliği yapar. Elektronik tedarik süreci, başka bir şirketin elektronik ticaret web sitesinin kullanılmasıdır.
Elektronik tedarikin kurulması için çözülmesi gereken üç madde vardır: iş süreci, muhasebe sistemiyle entegrasyon ve destek. Bu tür bir ihaleyi uygulamak için birincil neden, satınalma organizasyonuna yapılan maliyet tasarrufudır. Artan verimlilik, satın alma sistemini manuel olarak güncellemek ve ödenecek hesapları yönetmek için gereken personel zamanını ve efor düzeyini azaltır.
Kullanılan iki iş süreci vardır: merkezi ve merkezi olmayan. Merkezi bir modelde, kullanıcılar bir çevrimiçi alışveriş aracından mallarını seçerler veya bir çevrimiçi formu doldurarak satın alma taleplerinin ayrıntılarını girerler. Bu talepler, onları inceleyen, iç hesaplar ekleyen, satıcıyı seçen ve ardından satınalma siparişini gönderen merkezi tedarik personeline yöneliktir. Tedarik personelinin birincil rolü, uygun satıcının seçilmesini ve benzer siparişleri bir araya getirmesini sağlamaktır.
Merkezi olmayan bir modelde, her bir kişi veya departman, ihtiyaç duydukları mal veya hizmetler için satın alma siparişleri oluşturmak için çevrimiçi aracı kullanabilir. Bu siparişler doğrudan tedarikçiye gönderilir. İç tedarik departmanı ile etkileşim yoktur.
Elektronik ihaleleri destekleyecek kaynaklara sahip şirketlerin büyük çoğunluğu, bir kurumsal kaynak planlama (ERP) sistemi veya entegre muhasebe sistemine sahip olacak kadar büyüktür. Bu tür sistemler, işletmenin tüm idari işlevlerini bir araya getirerek daha fazla esneklik ve sorumluluk devri sağlar. Satın alma modülü genellikle muhasebe sistemine entegre olup, satınalma siparişleri ve fatura ödemelerinin her iki modül üzerinden de işlenmesini sağlar.
Elektronik tedarik, hem şirket içinde hem de tedarikçi düzeyinde destek personeli gerektirir. Bazı firmalar, elektronik sistem için eğitim, dokümantasyon ve desteğe adanmış bir müşteri hizmetleri departmanı oluşturur. Diğerleri tüm idari fonksiyonları tek bir destek grubuna entegre eder.
Elektronik tedarikinin önümüzdeki beş ila 10 yıl boyunca istikrarlı bir büyüme göstereceği tahmin edilmektedir, çünkü firmalar verimsizlikleri azaltmakta, teknoloji kullanımını arttırmakta ve iş süreçlerini iyileştirmektedir. Bu alanda uzmanlaşmış bir dizi yazılım şirketi var. Ayrıca, birçok muhasebe yazılımı firması bu fonksiyonu müşteri taleplerini karşılamak için standart tekliflerine eklemektedir.
