Kurumsal içerik yönetimi, yazılı belgeleri yöneten bir yazılım ürünüdür. Bu tür bir yazılım en yaygın olarak büyük şirketler veya kurumlarda bulunur. Bu tür bir yazılımın gerekliliği, içerik geliştirmek için kelime işlem programlarının kullanılmasından ve bu süreci çok sayıda editör ve katkıda bulunanla birlikte yönetme ihtiyacından doğmuştur.
İki tür kurumsal içerik yönetimi çözümü vardır: web sitesi içerik yönetimi ve iş süreci içerik yönetimi. Her iki sınıf da, belgelerin yönetimini, düzenlemeyi, sürümlerini ve onaylarını geliştirmek için tasarlanmış standart bir özellikler ve işlevler kümesi sağlar. Bu kavramların gerçek uygulaması, iki seçenek arasında farklılık gösterir. Bunun, bu sistemleri kullanmak için gereken şeffaflık ve iş süreci üzerinde etkisi var.
Bir web sitesi kurumsal içerik yönetim sisteminde, iş akışının sonucu şirketin web sitesinde yayınlanır. Tüm belgeler, taslaklar ve sürümler bir web sunucusunda saklanır ve saklanır. Bu sisteme erişmek için kullanıcılar internete girerler ve şirketin web sitesine girerler. Oluşturma, düzenleme ve onaylamadan sorumlu oldukları içeriği görüntülemek için bir kullanıcı adı ve şifre girerler.
Web sitesinde yayınlanacak her belge bu sistemde oluşturulmalıdır. Makale yazarı daha sonra düzenlemesi için takıma gönderir. Farklı kullanıcılar belgeye erişebilir, düzeltebilir ve değişikliklerini kaydedebilir. Yazılım, her bir kişi tarafından yapılan değişiklikleri takip eder ve sürümleri doğru sırayla tutar.
Düzenleme işleminin sonunda, belge inceleme için onaylayana sunulur. Onaylayan kişi nihai taslak versiyonunu gözden geçirir ve yapılan düzenlemeleri ve değişiklikleri kim tarafından görebilir. Onayın ardından, belge web sitesinde yayınlanır.
İş süreci kurumsal içerik yönetim sistemi ağa bağlı bir belge sunucusunda kurulur ve şirket güvenlik duvarının arkasında bulunur. Erişim, konumunuza ve sorumluluk seviyenize göre verilir. Bu ortamda, belgelerin tümü sözcük işleme yazılımında depolanır ve böylece kullanıcıların gereksinimleri karşılamak için mevcut araçları kolayca kullanmalarını sağlar.
Belgeler şablon veya formlara dayalı olabilir ve paylaşılan bir depoda saklanır. Kullanıcılar şablonlara erişir ve gerektiğinde günceller. Tamamlandığında belgeler paylaşılan dizine gönderilir ve iş sürecinde bir sonraki kişiye bir bildirim gönderilir. Belgeyi gerektiği gibi gözden geçirir ve düzenlerler. Tamamlandığında, belge onaylanır ve başka bir değişiklik yapılamaz.
