Ön büro desteği, bir işletmenin günlük işlemlerini sorunsuz bir şekilde yürütmek için gereken bir dizi iş görevini gerektirir. Bu görevler, müşteri telefon görüşmelerini uygun departmanlara yönlendirmek, müşteri sorularını cevaplamak, belgeleri dosyalamak, ilgili bilgisayar yazılım programlarına veri girmek ve finansal işlemleri yapmaktan ibarettir. Çeşitli ön büro destek işleri farklı şirket ve organizasyonlara göre düzenlenmiştir. Tıbbi, yasal, eğitimsel ve küçük işletme ön bürolarının her birinin kendine özgü sorumlulukları vardır, ancak bir ön ofisin genel amacı, kuruluşun kamuya profesyonel ve verimli bir görüntüsünü sunmaktır.
Çeşitli ön büro işleri, katip, resepsiyonist ve idari asistanları içerir. Bu işler genellikle çalışan deneyimine ve eğitime bağlı olarak farklı sorumluluk seviyelerine sahiptir ve ilgili görevler küçük işletmelerdeki ön büro personeli için bazen üst üste gelebilir. Dosya görevlileri genellikle basılı belgelerin organize kayıtlarını tutmaktan ve mevcut müşteri bilgilerini bilgisayar veritabanına veya elektronik tablo programlarına girmekten sorumludur. Resepsiyonistler öncelikle müşterileri ön büroya girmekte karşılamakta ve gelen telefon görüşmelerine cevap vermekte ve ayrıca genellikle çok hatlı bir telefon sistemi aracılığıyla aramaları diğer bölümlere de aktarmaktadırlar. İdari asistanlar, bu dosyalama ve müşteri hizmetleri görevlerini, işverenlerinin günlük programlarını düzenlemeye ve çeşitli belgeleri kelime işlemine ek olarak gerçekleştirebilirler.
Belirli bir işletmenin büyüklüğüne ve kaynaklarına bağlı olarak, ön büro destek personeli de bazı müşteri finansal işlemlerinden sorumlu olabilir. Ürünler veya hizmetler için kredi kartı ödemelerini işleme koyabilir ve müşterilere bu ödemeler için makbuzlarını verebilir. Bordro işlemlerini dış kaynak kullanan bazı kuruluşlar, ön büro destek çalışanlarından birinin, bitmiş çekleri bordro şirketinden almalarını gerektirebilir. Bu çalışan bazen çekleri ofisin kalanına zamanında dağıtmaktan sorumludur.
Bir ön büro destek sistemi herhangi bir organizasyonun önemli bir parçası olduğundan, birçok işletme düzenli aralıklarla bir ön büro analizi yapar. Bu tür bir kalite kontrol çalışması ön büro personelinin verimliliğini, organizasyonunu ve profesyonelliğini inceler ve gerekli iyileştirmeleri yapmanın yollarını formüle eder. Bir ön büro analizinin sonuçları bazen terfi için temeli oluşturur ve ön büro çalışanları için ücret artırma kararları alır. Bir analizden olumlu eleştiriler alan ön büro destek personeli genellikle müşterilerle iyi iletişim kurabilen, ekip olarak birlikte çalışan ve az sayıda hata yaptığında görevlerini yerine getirebilen kişilerdir.
