İşlevsel bir iş analizi (FJA), ABD Çalışma Bakanlığı tarafından 1940'larda, bir işin tüm unsurlarını belirlemek ve değerlendirmek ve iş için önemini sıralamak için tasarlanan bir sistemdir. Harcanan zamanı ve şeylerle, verilerle ve insanlarla etkileşimin doğasını ölçer. İyi bir işlevsel iş analizi ayrıca, gerekli işi yapmak için gereken eğitim miktarının yanı sıra gerekli eğitim ve denetim kalitesini de ölçer.
İşlevsel iş analizinin kapsamlı olması onu bir organizasyondaki herhangi bir işe uygulanabilir kılar. Örneğin, bir fabrikada üretim işçisinin FJA'sı makine kurmak ve işletmek için harcanan zamanı not eder. Öte yandan, bir nakliye memurunun pozisyonunun bir FJA'sı nakliye için eşyaların taşınması ve taşınması için harcanan zamana odaklanacaktır. Devam eden eğitime ve denetçilerle rutin etkileşime ayrılan ortalama süre de ölçülür. Bazı FJA'lar çok titiz olabilir, monitörler belirli görevleri gerçekleştirmek için gereken süreyi tam olarak belirlemek için kronometreleri kullanır.
İnsan kaynakları uzmanları FJA'ları yönetir ve sonuçları personel kadrosundan ücretlendirmeye kadar çok çeşitli kararlar almak için kullanır. FJA'lar da yeniden düzenleme ve konsolidasyon gibi diğer yönetim kararlarını verirken paha biçilmezdir. İşlevsel bir iş analizinin, işteki kişiyi değil, işi değerlendirdiğini unutmamak önemlidir. Bununla birlikte, iyi bir fonksiyonel iş analizi, bir çalışanın ne kadar iyi performans gösterdiğini belirleyebilmesi için bir işin ne yapması gerektiğini bilmesi gerektiği teorisi altında çalışanın performansını değerlendirmede paha biçilmez bir yardımcıdır.
İşlevsel iş analizleri, birçok kurum tarafından iş tanımlarını hazırlamada ilk adım olarak kullanılır. Kapsamlı bir işlevsel iş analizi, bir işin gerçek işlevlerini ve kendilerine eşlik eden zihinsel süreçleri (örneğin akıl yürütme ve dil gibi) ölçen ölçekleri içerir. Ancak bunlar bir işin tek unsurları değil. Bir FJA ayrıca iş performansına dahil olan insan etkileşimlerini ve işi iyi yapmak için gereken eğitimi ölçer. Tüm bu verilerin toplanması, yeni yetenekler toplamak için çok kullanışlıdır.
Birçok işle ilgili görev ve sorumluluklar, iş unvanları aynı kalsa bile zaman içinde değişebilir. Örneğin, birçok geleneksel ofis işi, 20. yüzyılın ikinci yarısında, bilgisayarlaşma ile sonuçlanan ofis otomasyonu nedeniyle büyük ölçüde değişti. Bu işleri tanımlayan analizler birçok alanda yaptıkları değişiklikleri gösterecek ve işverenin bunları yönetme yeteneğini artıracaktır. Bu nedenle FJA'lar periyodik olarak incelenmeli ve güncellenmelidir.
Birçok iş, teknik veya profesyonel beceri ve yetenekleri içerir. Dolayısıyla, pozisyon boş değilse, herhangi bir işin gerçek muayenesi ve değerlendirilmesi en iyi görevdeki ve denetleyici personel tarafından yapılır. İnsan kaynakları uzmanlarının FJA sürecinin bu aşamasına katılımı genellikle gözetim ve rehberlikle sınırlıdır.
Asıl analiz, özellikle kredi veya akademik gereklilikler açısından bazı varsayımların sorgulandığı süreçteki aşamadır. Bu aynı zamanda, yönetimin işi yapan engelli bireylerin olasılığını göz önünde bulundurması gereken aşamadır. ABD'de iş başvurusunda bulunanların engellilik gerekçesiyle inkar edilmesi yasaldır, ancak bunu yapan işverenlerin böyle bir reddetmenin adayın iyi niyetli bir mesleki yeterlilik eksikliğini (BFOQ) yansıttığını belgelemesi gerekir. Bu tür belgeler olmadan, işverenler önemli yasal zorluklarla karşılaşabilir.
Bilgisayarlaşmadan önce, birçok ofis çalışanının ana beceri seti, modern bilgisayarlarla karşılaştırıldığında sınırlı fayda sağlayan bir araç olan bir daktilo çalışmasıydı. Bilgisayarları çalıştırmak için hala aynı klavye becerileri gereklidir, ancak anlamlı bir iş ürününü ortaya çıkarmak için gerekli olan temel bilgi tabanı önemli ölçüde genişledi. Bir FJA, bir işçinin bilgisayarda harcadığı zamanı, kelime işlem, elektronik tablolar, sunumlar ve diğer fonksiyonlar gibi farklılıklar arasında belirler. Bu bilgiyi bilmek başarılı işe alım için çok önemlidir.
Bir fabrika katındaki iş akışındaki değişikliklerin de aynı şekilde üretim işçilerinin işleri üzerinde önemli bir etkisi olabilir. Gelen hammaddelerin paketlenme şeklindeki değişiklikler, örneğin, bu hammaddelerin iş akışına girme süresini artırabilir veya azaltabilir. Bu tür değişiklikler zaman kazandırırsa, iyi yöneticiler sık sık zamanı başka yerlere tahsis eder. FJA'lar ve ara gözlemler yoluyla bölümlerinin iş akışının zirvesinde olan yöneticiler genellikle onları daha verimli yönetecektir.
