Grafik kolaylaştırma, bir toplantıya rehberlik etmek ve bir toplantı sırasında toplanan bilgileri kaydetmek için görsel temsilleri kullanma uygulamasıdır. Bu bir beyin fırtınası yoludur ve genellikle tartışmaların kilit noktalarını ortaya çıkaran bir grup lideri içerir. Grafik kolaylaştırma, toplantıyı yapan organizasyonun bir üyesi tarafından veya genellikle grafik kolaylaştırıcı olarak adlandırılan işe alınmış bir profesyonel tarafından gerçekleştirilebilir. Bu uygulama bir organizasyon içinde problem çözme, planlama ve yeni fikirler oluşturma gibi birçok nedenden dolayı kullanılabilir. Grafik kaydı için kullanılan ortamın türüne bağlı olarak, bu toplantılar sırasında yapılan çizimler aynı zamanda toplantının kalıcı bir kaydının bir parçası olarak da görev yapabilir.
Grafik kolaylaştırma bir grup kolaylaştırma türüdür. Grup kolaylaştırma bir toplantıyı sorunsuz ve verimli bir şekilde yürütmek için kullanılan süslü bir terimdir. Grafik kolaylaştırma dışında, diğer grup kolaylaştırma teknikleri arasında, planlama, oylama ve buzu kırma gibi teknikler bulunmaktadır. Bu uygulamaların tümü toplantıları daha eğlenceli ve daha verimli hale getirmek için tasarlanmıştır.
Grafik kaydını kullanan kolaylaştırıcılar, bir toplantının grafik gösterimlerini oluşturmak için görüntüleri kullanma uygulamasında eğitim alırlar. Bu gösterimler toplantılar sırasında ele alınan bilgileri ve kilit noktaları içeren zihin haritalarına benzer. Başarılı grafik kolaylaştırma için gerekli beceriler grafik kayıt eğitimini içerir, ancak aynı zamanda bir toplantıyı etkin bir şekilde yürütmek için gereken becerileri içerir.
Bu uygulama, basit kalem ve kağıttan, grafik tabletli bir bilgisayar tarafından kontrol edilen yansıtılan görüntüye kadar çeşitli araçlar içerebilir. Grafik kolaylaştırıcıları bazen geçici verileri kaydetmek için silinebilir işaretleyiciler için oluşturulmuş bir yüzey olan beyaz tahta kullanırlar. Kolaylaştırıcılar tarafından kullanılan yaygın bir teknik, toplantıdan sonra hatırlatıcı olarak ofisteki tutulabilen kağıda veya posterlere önemli bilgileri kaydetmektir. Bu, özellikle motivasyon egzersizlerinden grafik kolaylaştırma materyallerinde yaygındır.
Grafik kolaylaştırma açık uçlu bir toplantı oturumunda gerçekleştirilebilir ya da bir toplantının önceden belirlenmiş konuşma noktalarına yardımcı olması için yapılabilir. Toplantı sırasında daha önce alınmış olan yolların bir haritasını sunarak toplantının yolunda gitmesine yardımcı olabilir. Bu şekilde, bir toplantıyı olduğu gibi kaydetmek, daha önce ele alınmış ya da çözülmüş noktalara geri giderek bir grubun zamanını boşa harcamasına yardımcı olabilir. Bir sunumda grafikleri kullanmak, önemli noktaları görsel olarak vurgulamaya yardımcı olabilir ve aynı zamanda iyi duyamayan öğrencilere işiterek ulaşmalarına yardımcı olabilir. Ayrıca, bir toplantıya katılan birisinin orada tartışılan bilgilerin görsel bir hatırasını yaratmasına yardımcı olabilir.
