Envanter, genellikle stok bazlı işlemleri olan perakendeciler, üreticiler ve diğer firmalar için büyük bir masraftır. Envanter analizi, bir şirketin yönetim ekibinin sistemdeki hataları keşfetmesini ve operasyonlarını iyileştirmesini sağlar. Bu süreçte farklı yönler vardır. Sahipler ve yöneticiler envanter muhasebe sistemini, iç kontrolleri ve malların fiziksel akışını gözden geçirmelidir. Envanter analizi ayrıca, uygun prosedürleri sürdürmek için envanter sürecini sürekli olarak gözden geçiren uzun vadeli bir çalışan gerektirebilir.
İşletmelerde iki tür stok muhasebe sistemi mevcuttur: sürekli ve periyodik. Envanter analizi, bir şirketin hangisini kullanacağını ve mevcut sistemin düzgün çalışıp çalışmadığını belirlemesine yardımcı olabilir. Sürekli sistem, her bir satış, satın alma veya envanter kalemlerinin ayarlanması için şirketin genel defterinde güncellemeler yapar. Periyodik sistem, envanter hesabını yalnızca ay sonunda günceller. Sürekli sistem için daha az sayıda olsa da, her iki sistem için fiziksel envanter sayımı gereklidir.
Envanter analizi sırasında, bir şirketin hangi sistemi kullanacağını belirlemek için üretim sürecini gözden geçirmesi gerekir. Tek seferde yapılan işlemler veya bir defada tek tek üretilen ürünler, sürekli sisteme girer. Envanter hesabında sık sık yapılan güncellemeler finansal verilerin izlenmesine yardımcı olur. Büyük homojen mal setleri üreten şirketler tipik olarak periyodik sistemi kullanırlar. Daha az sıklıkla yapılan güncellemeler iyi sonuç verir, çünkü üretilen mal türleri genellikle aynıdır.
İç kontroller, bir şirketin envanteri korumak için uygulamaya koyduğu koruyucu önlemlerdir. Bunlara önceden numaralandırılmış satınalma siparişleri, envanteri depolamak için fiziksel konumlar ve işletmede envanteri izlemek için güvenlik sistemleri veya kameralar dahildir. Gümrüklü çalışanların işe alınması ve envanter görevlerinin çalışanlar arasında ayrılması da iç kontrollerdir. Envanter analizi, mevcut iç kontrollerin doğru çalışıp çalışmadığını ve envanteri daha fazla korumak için hangi iç kontrollerin gerekli olduğunu belirler. İç kontroller, faaliyetlerine özgü olanları kullandıkları için şirketler arasında genellikle farklıdır.
Envanterin fiziksel akışı, envanter analizinin bir başka yönüdür. Bu, envanter işlemlerinin baştan sona gözden geçirilmesini içerir. Envanter uygulamalarını sipariş etmek, almak, stoklamak ve satmak, ne kadar iyi çalıştıklarını belirlemek için hepsinin gözden geçirilmesi gerekir. Bu süreç aynı zamanda iç kontrol problemlerinin tanımlanmasında da işe yarar. Çalışanların envanter sürecinde her bir görevi nasıl yerine getirdiği konusunda yapılan güncellemeler bir şirketin bu varlığı güvence altına almasına yardımcı olabilir.
Envanter analizi mutlaka bir işletmede nadir bir işlem olmamalıdır. Şirketler, şirket uygulamalarında dolandırıcılık veya zimmet bulunmamasını sağlamak için envanter prosedürlerini aktif olarak gözden geçirmeli ve güncellemelidir. Envanter analizi için belirli bir programın ayarlanması aynı zamanda çalışanların görevlerinin uygun şekilde tamamlanmasını sağlar.
