Stok mutabakatı, bir şirketin fiziki envanterini muhasebe defterlerindeki rakamlarla dengelediği bir süreçtir. Envanteri uzlaştırmak için iki tür sistem mevcuttur. Şirketler bu faaliyeti yürütmek için periyodik veya sürekli bir envanter sistemi kullanabilirler. Adından da anlaşılacağı gibi, periyodik bir envanter sistemi, her çeyrek gibi, yılda birkaç kez envanter uzlaştırması gerektirir; yıllık envanter yeterli olduğu için kalıcı yöntemin bu şartı yoktur. Her bir sistemde, muhasebecilerin gerekli düzeltmeleri yapabilmeleri için fiili kalemleri muhasebe raporlarıyla karşılaştırmak için fiziksel bir envanter sayımı gereklidir.
Her bir envanter sisteminde, süreç aynı erken adımlarla başlar. Muhasebe departmanından bir kişi genellikle dışarı çıkar ve envanter olarak listelenen tüm fiziksel öğeleri sayar. Bilgisayardan gelen kitap envanterinin bir kopyası, fiziksel envanteri sayırken muhasebeciyi yönlendirmeye yardımcı olabilir. Bilgisayar çıktısında listelenen envanter ile gerçek envanter arasındaki herhangi bir fark, raporda bir işaret gerektirir. Uzlaşma süreci başlamadan önce tüm stokların sayılması gerekir.
Fiziksel sayım tamamlandığında, muhasebeciler stok mutabakatı sürecine başlayabilir. Bu işlem, muhasebecinin fiziksel sayımlarını muhasebe sisteminde listelenen kalemlerle karşılaştırmasını gerektirir. Herhangi bir fark ve sonuçta ortaya çıkan dolar farkları uzlaşma raporunda açıkça belirtilmelidir. Muhasebecinin bu farklılıkların nedenini bulması ve herhangi bir envanterin izini sürmesi gerekiyor. Örneğin, muhasebe defterinde satılan ancak henüz kaydedilmemiş envanter, mutabakat sürecinde envanter farkına neden olabilir.
Stok mutabakatı sürecinin ardındaki amaç iki yönlüdür. İlk olarak, bir şirket finansal tablolarında hem gelir tablosunda hem de bilançoda daha doğru rakamlar rapor eder. Uygun muhasebe beyanları ve raporları, şirketin gerçek değerini yansıtır ve paydaşların daha iyi kararlar vermelerini sağlar. İkincisi, doğru bir envanter bakiyesi fazla vergi ödemesini önleyebilir. Devlet kurumları, satılmamış envanter vergilerini her yıl sonunda tahsil edebilir; Yıl sonunda çok fazla stok bu vergileri artırıyor.
Stok mutabakatı, bir şirketin uygun iç kontrollere sahip olduğunu kanıtlamasına yardımcı olabilir. Hırsızlık, bozulma ve hasarlı envanter, bir şirketin iş yapma maliyetini önemli ölçüde artırabilir. Envanterle ilgili maliyetleri uygun şekilde kontrol etmemek, bir şirketin kazancını hızla tüketebilir. Denetçiler genellikle iç kontrollere bir şirketin dış inceleme sürecinin bir parçası olarak bakarlar. Ulusal muhasebe standartları ayrıca bazı şirketler için stok mutabakatı prosedürlerine uyumu da gerektirebilir.
