Fatura işleme, faturaların zamanında ödenmesini sağlamak için işlemlerin bir dizi işlemidir. Bireysel işletmeler genellikle muhasebe personelinin yanı sıra süpervizörler ve diğer personeli de içeren kendi işlem sistemlerine sahiptir. İşlemi kolaylaştırmak, kayıtları bulmayı kolaylaştırmak ve mevcut ödenmemiş faturalara hızlı erişim sağlamak için fatura işlemesine yardımcı olacak bir yazılım mevcuttur.
İşlem, faturanın faks, e-posta, posta veya başka bir sistemle teslimiyle başlar. Muhasebe personelinin bir üyesi, nasıl devam edeceğine karar vermek için faturayı açmalı ve incelemelidir. Bir satınalma siparişi numarasına sahip olabilir; bu, satınalma siparişinden sorumlu kişinin bunu doğrulaması gerektiğini belirtir. Bu, faturanın alınan gerçek kalemlere göre kontrol edilmesini ve bir kişinin ilk etapta satın alma işlemini onayladığını doğrulamayı içerebilir. Satınalma siparişi numarası yoksa, muhasebecinin ne tür bir ürün veya hizmetin tartışıldığını belirlemek için belgeyi incelemesi gerekir.
Elektronik fatura işleme sistemlerinde, insanlar kaynak satıcı, ayrıntılar, son tarih vb. Dahil olmak üzere fatura verilerini, izlenebilir bir veritabanı girişi oluşturarak kaydedebilir. Muhasebe denetçileri vade tarihine ve diğer parametrelere göre sıralanmış bekleyen fatura listelerini isteyebilirler. Bir muhasebeci ödemeyi onayladığında, fondaki çek, elektronik fon transferi ve dosyadaki satıcı bilgilerini kullanarak başka yöntemler yoluyla gönderilebilir. Bir satıcı yeniyse, faturalama verileri eksiksiz değilse, bilgi toplamak için muhasebe departmanının iletişim kurması gerekebilir.
Şirketler, ödemeleri ne zaman ve nasıl yaptıklarını gösteren bir kayıt oluşturmak için fonlarını nasıl gönderdiklerine bağlı olarak çek veya onay numarası ile kaydeder. Para gönderildikten sonra, muhasebe departmanı faturanın ödendiğini not eder ve hesap defterindeki borçlu hesap sütunlarından çıkarır. Ödemeler konusunda bir anlaşmazlık ortaya çıkarsa, bu kayıtlar bir ödemenin nerede saptığını ve sorunun nasıl çözüleceğini bulmak için gözden geçirilebilir.
Firmaya ve kullandığı sistemlere bağlı olarak fatura işleme sürecindeki adımların sayısı değişebilir. Hatalı ödemeler, çifte ödeme, yetkisiz satın almalara ödeme yapma veya ayrılan koşullar dahilinde bir fatura ödememe gibi sorunlardan kaçınmak için yapılmıştır. Küçük bir işletmede, bu ödemelerden tek bir kişi sorumlu olabilirken, daha büyük şirketler, bir şirketin belirli projelerde kullandığı taşeronlara, taşeronlara kadar her satıcı için tüm fatura işlemlerini yapmaktan sorumlu bir borçlu departmana sahip olabilir.
