Bilgi yönetimi ve paylaşımı, bir şirketin ne bildiğini tespit etmeyi, bu bilgiyi kolayca kullanabilmek için derlemeyi ve düzenlemeyi ve doğru bilginin doğru zamanda şirkete fayda sağlamak için doğru kişilere ulaşmasını sağlamaktır. Her zaman iş yapmanın bir parçası olmuş bir kavramdır, ancak 2012'den itibaren çalışma alanına dönüşmesi, 2012'den itibaren oldukça yenidir. Sağlam bilgi yönetimi ve paylaşım, bir şirketin uygun şekilde yönetememesinde önemli bir fayda sağlayabilir. ve bilgi paylaşımı önemli bir zarar olabilir.
Bilgi, sadece bir gerçekler koleksiyonundan daha fazlasıdır. Bilgi yönetimi ve paylaşımına göre, tek başına bir gerçekler veya veri noktaları toplanması anlamsızdır; bir kez tutarlı bir ifadeye konduklarında bilgi olurlar. Bilgi yönetimi fikri, bir veri toplamanın ne zaman bir bilgi kütlesine bilgi olarak geldiğini bilmektir.
Bilgi yönetimi ve paylaşımı alanındaki uzmanlar, bilginin stratejik planlamanın “nasıl” olduğunu söylüyor. Bilgi sahibi olan analistler ve yöneticiler, ellerinde bilgi bulunan kalıpları veya eğilimleri belirlemek için bu bilgilere bakabilir. Bir şirketin ürünleri, müşterileri veya endüstrisi hakkındaki bu bilgi, şirketin nasıl ilerleyeceği hakkında kararlar almak için bir sıçrama tahtası görevi görebilir. Örneğin, önceki 12 ay içinde bir hedef bölgede haciz artışı olduğunu tespit eden bir gayrimenkul yatırım şirketi, bu bilgileri bölgede satın almaya devam edip etmeyeceğine karar vermek için kullanabilir.
Bilgi yönetimi ve paylaşımı fikri bariz bir kavram gibi görünse de, birçok yönetici şirketlerine gelen bilgilerin yönetimi konusunda yetersizdir. Bu yönetim eksikliği bazen, bazen - ya da yararlı gerçeklerle bir araya toplanan veri noktalarının - kurumsal yönetim kargaşasında kaybolacağı anlamına gelir. Belki de birkaç üst düzey yönetici, bazı televizyon reklamlarının müşterileri kapattığını, ancak bu bilginin asla pazarlama departmanını filtrelemediğini ve bu nedenle şirkete fayda sağlamadığını gösteren bir çalışmanın sonuçlarını görüyor.
Bilgi yönetimi ve paylaşımı kavramı, kurumsal üretim ortamlarıyla sınırlı değildir. Bilgiyi uygun ve etkin bir şekilde paylaşmak, sağlık hizmetleri ağları ve proje tabanlı çalışma ortamları dahil olmak üzere bir dizi başka ortam için çok önemlidir. Bu durumlarda, bilgi yönetimi ve paylaşımı, açık ve net kurallar yoluyla, ilgili konuların proje ekibinden nasıl geçtiğini ve bu bilgiye dayanarak karar vermede nihai yetkinin kim olduğunu belirlemeyi içerir. Bilgi için iyi tanımlanmış bir plan, belirsiz bir yapıdan kaynaklanan sorunlardan kaçınmaya yardımcı olur. Sağlık hizmetlerinde bilgi yönetimi protokolleri, uygulayıcıların hasta bilgilerinin dağıtılmasıyla ilgili herhangi bir problemden kaçınmasına yardımcı olur.
