Basit bir ifadeyle, bilgi yönetimi, örgütlerin bilgiyi edinme, organize etme, saklama, paylaşma ve kullanma sürecini ifade eder. Bilgi yönetimi, ilgili bilgilerin yaratılması ve paylaşılmasında insan, süreç ve teknolojinin sinerjisi yoluyla optimum iş performansına ulaşmayı amaçlayan bir yönetim dalıdır.
Herhangi bir girişimde başarılı olmak için, işletme girişimleri dahil, yeterli bilgi gereklidir. Bilginin kıt olduğu bir toplumdan, bilgi yığınının olduğu bir topluma geçtikçe bilgi yönetimi gerekli hale geldi. Günümüzde sorun genel olarak bilgi tedarik etmek değil, hangi bilgiyi kullanacağınıza karar vermekle ilgilidir. Kurumlar, ilgili verileri almaya ve bunları sürekli değişen bir iş ortamında işleme koymakta dikkatli olmalıdır. İşletmelerin eski bilgileri atmaları ve hayatta kalabilmeleri ve rekabet edebilmeleri için en yeni bilgileri edinmeleri aynı derecede önemlidir.
Bilgi teknolojisi mantığı programladığından, verileri seçip yeniden yorumlayamaz; yalnızca veri düzenleme, saklama ve aktarmada yardımcı olabilir. Geliştirilmiş bilgi teknolojisi, verilerin işlenmesinde değerli bir rol oynamaktadır, ancak mevcut verilerden elde edilen bilgileri geliştirmek için sınırlı bir kapsamı vardır. Başka bir deyişle bilgi teknolojisi veri ve bilgiyi bilgiye dönüştüremez. Tek kelimeyle mükemmel teknolojiye sahip olmak, bilginin yokluğunda en iyi sonucu vermez.
Yöneticiler ve yönetim genellikle hangi bilgilerin bir kuruluş için faydalı ve hayati olduğunu belirler ve bunları bilgiye dönüştürür. Dış verileri de içeren bu bilgi daha sonra organizasyonun farklı bölümleriyle paylaşılır. Yaratılan bilginin paylaşımı, bilgi yönetiminin temel şartıdır. Ne bildiğinizi bilmek ve bundan faydalanmak, bilgi yönetiminin çalışan bir tanımıdır.
İlgili veri ve bilgiyi tanımlamak, bilgiye dönüştürmek ve bu bilgiyi organizasyondaki insanlar tarafından erişilebilir kılmak için tüm süreç bilgi yönetimi ile ilgilidir. Bilgi yönetiminin bir kuruluş için başarılı olması için, bilgiyi yakalayan ve yayan insanların birbiriyle aynı anda çalışması esastır.
