Tedarik planlama, şirketler veya kurumlar tarafından belirli bir süre için satın alma faaliyeti planlamak için kullanılan işlemdir. Bu genel olarak bütçeleme sürecinde tamamlanmaktadır. Her yıl, departmanların personel, harcama ve alımlar için bütçe talep etmesi istenmektedir. Bu, tedarik planlama sürecindeki ilk adımdır.
Tüm departmanlar için bütçeler daha sonra gözden geçirilir ve satın alma planlaması yapan bir kuruluşta muhasebeciler ortak satın alma gereklilikleri bulmak için zaman harcarlar. Sunulan bütçelere dayanarak, belirli mallar için planlanan harcamalarını birleştirmek üzere departmanları merkezi satın alma ile çalışmaya yönlendirebilirler. Bu süreç en iyi maliyetleri azaltmak için kararlı bir kuruluşta çalışır. Teslim tarihlerini çevreleyen konular, sözleşmeye uyumluluk ve müşteri hizmetleri sorunları, sözleşmeye başlamadan önce dahili olarak çözülmelidir.
Öncelikli tedarik kavramı, gelişmiş planlama, planlama ve grup satın alımının maliyet tasarrufu, daha verimli bir işletme operasyonu ve dolayısıyla karlılığın artmasıyla sonuçlanmasıdır. Satın alma planlamasının temelini oluşturan dört adım vardır: grup satın alımı, tam zamanında teslimat, pazarlık toplu fiyatlandırma ve azaltılmış idari masraflar.
Grup satın alma, farklı departmanlar için toplam kaynak gereksinimlerini birleştirme ve bir satın alma siparişi oluşturma işlemidir. Departmanlar, satın alma siparişinde listelenen teslim tarihleri, miktarları ve koşulları ile birlikte fiziksel olarak çeşitli binalara yerleştirilebilir. Bu uygulama, aynı maddenin bir dizi farklı kurum için satın alınabileceği devlet ve kamu sektörü firmalarında giderek yaygınlaşmaktadır.
Tam zamanında teslimat, tedarik planlamasının merkezi bir bileşenidir. Bu modelde, depolama maliyeti tedarikçi tarafından taşınır. Satın alınan malzemelerin belirli tarih ve saatlerde teslim edilmek üzere hazır ve hazır olmasını sağlamaktan sorumludurlar. Bu tür teslimat gereksinimi, genellikle depolama maliyetlerini düşük tutan grup alımlarıyla birleştirilir.
Satın alma planlamasının tamamlanmasında toplu fiyatlandırma ve pazarlık çok önemlidir. Belirli bir süre için gereken toplam miktarı birleştiren kuruluşlar, belirli bir sipariş düzeyine bağlı olarak daha düşük fiyat alabilir. Müzakereler tipik olarak satınalma müdürü veya kıdemli satın alma acentesi tarafından tamamlanır.
İdari ek masraflar, tüm satın alma işleminin ödeme döngüsünün organizasyona maliyetidir. Bu, tedarik personeli için maaşları ve destek ücretlerini, fatura işlemlerini, üretimi kontrol etmeyi ve satıcı taleplerinin çözümlenmesini içerir. Organize, yönetilen bir süreç, her mal için sadece bir kez gerçekleştiğinden, bu maliyetlerin önemli bir kısmını ortadan kaldırır.
