Proje yönetiminin temel bir unsuru olan proje planlaması, projenin tutarlı bir şekilde ilerlemesini sağlayacak eylem öğelerinin geliştirilmesini ve programlanmasını içerir. Düzgün bir şekilde yürütüldüğünde, proje planlaması, her bir eylem öğesinin tamamlanması için hedef tarihleri de içerecek ve diğer bekleyen öğelerin sırayla ilerlemesini mümkün kılacaktır. Gerçek bir proje planı, bazı iş ortamlarında bir yükseltme listesi olarak adlandırılır.
Bazıları proje planlama ve süreç planlamanın aynı olduğuna inanırken, durum böyle değil. Her ikisi de proje yönetiminde kilit unsurlardır, ancak her bir unsurun odağı aynı olmaktan ziyade ücretsizdir. Süreç planlama, proje için ihtiyaç duyulan kaynakların seçimine ve bunun yanı sıra istenen sonun elde edilmesi için genel bir çerçeveye odaklanır. Buna karşılık, proje planlama, süreç planlamada tanımlanan kaynakları kullanarak projedeki her bir adımı tamamlamak için gereken bireysel görevleri belirlemeye ve düzenlemeye odaklanacaktır.
Proje planlamasını seyri devam ettirmek için, bir proje yöneticisi normalde ekibi, her bir eylem öğesini uygulama sorumluluğu veya projeyi tamamlamak için gerekli olan adımın sorumluluğunu üstlenir. Yönetici, ekibin her bir üyesinin eylemlerini koordine etmeye, ilerlemeyi ölçmeye ve gerektiğinde ve gerektiğinde proje planındaki değişikliklerle ilgili kararlar almaya yardımcı olur. Genel olarak, proje yöneticisi, projeyi zamanında ve uygun maliyetli bir şekilde ilerletmek için gerekli olan ekibe ekibi destekleyecektir. Proje yöneticisi ayrıca genellikle şirket sahiplerine ve işin genel işlevinden sorumlu olan diğer kişilere doğrudan karşı sorumludur.
Her türlü iş planında olduğu gibi, proje planlama da mevcut kaynakları en akıllıca kullanırken en fazla faydayı sağlamakla ilgilidir. Bu amaçla, bu tür bir planlamanın amacı, her bir kaynağın ne kadarına ihtiyaç duyulacağı ve kaynağın ne kadar süreyle gerekli olacağı konusunda gerçekçi veriler oluşturmaktır. Örneğin, bir proje planı, malzemeleri bir şantiyeye çekmek için kamyonların kullanılmasını gerektirebilir. Plan, malzemelerin ne zaman gerektiğine bağlı olarak teslimatları planlayarak, projenin tamamlanması için gerekli olmadığında şirketin bu kamyonları başka amaçlar için kullanmasını mümkün kılacaktır.
Günümüzde proje planlaması, genel planı geliştirmek ve tüm ekip üyelerini mevcut eylem öğeleri grubundaki ilerlemeden haberdar tutmak için yazılım kullanımıyla daha da geliştirilmiştir. Proje planlama yazılımı, eylem öğelerini en mantıklı sıraya göre düzenlemeyi, plandaki her bir öğe için makul tamamlanma tarihlerini ayarlamayı ve projenin ilerlemesini etkileyen faktörleri takip etmeyi kolaylaştırır. Planlama yazılımı, özellikle bir şirketin kullanımı için geliştirilen özel bir yazılım paketi olabilir veya bir dizi farklı işletme ortamında proje planlamasına iyi yarar sağlayan ticari bir ürün olabilir.
