Yumuşak sistemler metodolojisi, tanımlanmış prosedürü olmayan durumlarda çalışmak için kullanılan bir işlemdir. Bu durumlar genellikle zor veya karmaşıktır ve fikir, kültür, durum ya da çevre bilgisi gibi şeylerden büyük ölçüde etkilenen adımlara sahiptir. Yumuşak sistemler metodolojisi, süreci tanımlamak ve hedeflere doğru çalışmaya başlamak için kullanılan bir dizi kural ortaya koymaktadır. Çoğu durumda, bu yöntemler problemleri tanımlamak ve matematiksel veya bilimsel sistemler yerine çözümleri bulmak için insan sistemlerine dayanır.
Birçoğunun inandığının aksine, 'yumuşak sistemler metodolojisindeki' yumuşaklık, ilgili sistemleri değil, bir planı belirlemek için kullanılan yöntemleri ifade eder. Yumuşak bir problem, psikoloji veya kültürel kimlik gibi tanımlanamayan yönlerden oluşan bir problemdir; zor bir problem ise tanımlanabilir sayılar ve tekrarlanabilir deneyler kullanır. Aynı şekilde yumuşak bir yaklaşım yumuşak sistemleri kullanırken sert bir yaklaşımı sert sistemleri kullanır. Problem sert sistemler kullansa bile, problem çözme yaklaşımı olarak yumuşak sistemler metodolojisi kullanılabilir.
Yumuşak sistem metodolojisinin en temel kısmı algıdır. İzleyicilerin sorunu nasıl gördükleri, yaklaşma yollarını tanımlar. Eğer iki kişi bir proje üzerinde çalışmaya ayarlanmışsa, bakış açıları projeyi üzerinde çalıştıkları gibi tanımlayacaktır. Bu, farklı bakış açılarından bir konuya bakan iki kişinin ortak zemin eksikliği için bir şeyi tamamlayamayacağı anlamına gelir.
Örneğin, bir fabrika yangını yakalamaksa ve izleyiciler çevreci, şirket yöneticisi ve itfaiyeci olsaydı, üç kişi eylem hakkında kökten farklı görüşlere sahip olacaktı. Çevreci, önce dumanın, yanan kimyasalların ve potansiyel olarak tehlikeli su akışının yangının ekolojik etkisine bakardı. İş adamı, üretim kaybı ve donanım değiştirme maliyetleri konusunda düşünürdü. Son olarak, itfaiyeci yangının yayılmasını ve sonra onu söndürmesini engellemenin en hızlı ve en etkili yolunu bulacaktır. Farklı bakış açıları ortak bir zemin bulma problemine ve bu nedenle de durmuş bir projeye yol açmaktadır.
Yumuşak sistemler metodolojisi kullanarak, problem çözenler katılan herkes için ortak bir bakış açısı oluşturmaya çalışabilirler. İlk adım, herkesin üzerinde hemfikir olduğu bir şeyi bulmak ve bunu bir üs olarak kullanmaktır. Örneğin, yukarıdaki örnekte herkes yangının söndürülmesini istiyor. Oradan, insanlar ortak zeminden nihai hedefe geçmek için gerekli adımları tanımlayabilir. Bu, her bir tarafın onayını veya ortaya çıkan sorunları planladığı adımlarla dile getirmesini sağlayacaktır.
