Tedarik yönetimi, pek çok şirketin işin devam eden faaliyetlerinde kullanılan maddeleri almak, envanter almak ve dağıtmak için kullandığı süreçleri tanımlamak için kullanılan bir terimdir. Tedarik yönetimi süreci, üretimde kullanılan hammaddelerin yanı sıra ofis malzemeleri, makine onarımı için bileşenler ve şirketin devam eden işlevi için dahili olarak kullanılan diğer öğelerle ilgilidir. Etkin bir tedarik zinciri yönetiminin ana hedefi, daha az stok bulundurmak suretiyle gerektiğinde eldeki ürünlere sahip olma ihtiyacını dengelemek ve şirketin daha az ek yük taşımasını sağlamaktır.
Birçok şirket için tedarik yönetimi süreci, merkezi bir satın alma departmanı veya grubu ile başlar. Bu grup, hammadde, yedek parça ve sarf malzemesi satın alımını ve hatta kopya kağıdı, kurşun kalem ve yazıcı kartuşları gibi öğeleri etkin bir şekilde koordine eder. Bir satın alma grubu uygun maliyetli satıcıları bulmaya ve şirketin ihtiyaç duyduğu şekilde veya gerektiğinde değiştirilebilecek önceden belirlenmiş bir programda ürün satın almasına olanak sağlayan ilişkiler kurmaya çalışacaktır. Grup daha sonra, ihtiyaç duymadan kısa bir süre önce tesis tesislerine ulaşmaları için eşyaların teslimatını koordine eder.
Tedarik yönetimine dahil olan birçok insan için, genel süreci yöneten zamanın onurlu bir konsepti, sadece kullanım olarak bilinir. Kullanım, belirli bir zaman diliminde rutin olarak kullanılan bir takvim ayı gibi belirli bir öğenin birimlerini ifade eder. Ortalama kullanımın belirlenmesi, tedarik yöneticisine, mevcut arzın ne zaman tükeneceğini tahmin etmeyi mümkün kıldığından ve ihtiyaç duyulmadan kısa bir süre önce teslimat için daha fazla ünite sipariş etmenin gerekli olacağı için yardımcı olacaktır.
Satın almayı kullanımla koordine ederek, tedarik yönetimi süreci iki şeyi gerçekleştirir. İlk olarak, süreç çalışılabilir bir bütçede tasarlanmayı ve kalmayı mümkün kılarak şirketi çalışır durumda tutmak için gereken malzemelerin ve diğer öğelerin daima mevcut olmasını sağlar. İkincisi, etkin tedarik yönetimi ayrıca sorumlu stok kontrolünün uygulanmasını kolaylaştırarak, belirli bir öğenin elinde bulunan birimlerin sayısını belirli bir seviyede tutar ve böylece vergi yükü şirketlerinin hammadde, işlemdeki mallar ve mamul mallar üzerindeki ödemelerini en aza indirir.
Geçmişte, tedarik yönetimi süreci, büyük ölçüde şirket kullanımı için edinilen her ürünün siparişini, alımını ve ödemesini izleyen manuel bir kayıt tutma sürecine dayanıyordu. Bu manuel kayıtların bir parçası olarak, konuya göre kullanımın hesaplanması şirket içindeki farklı departmanlara esastır. Bugün, tedarik yönetimi yazılımı, makbuz ve iadeler veritabanına kaydedildiğinden, hesaplamaların birçoğunu otomatik olarak gerçekleştirmektedir. Bu, tedarik yöneticilerinin gelecek hafta boyunca hangi öğelerin yeniden sıralanması gerektiğini ve her bir öğenin kaç biriminin sipariş edilmesi gerektiğini belirten raporları hızla çalıştırmalarını sağlar.
Daha güçlü tedarik yönetimi yazılım programlarından bazıları, merkezi bir satın alma departmanına iletilen ve gerçek sipariş için referans alınacak bir fatura numarası tahsis eden talepler gibi elektronik ve basılı kopya iç sipariş onay formları bile oluşturabilir. Bu tipteki yazılımlar genellikle sipariş yerine getirme formları oluşturabilir ve malzemeler gerçekten kullanılacakları yerde alındığında yetkili bölümlere kopyaları dağıtabilir.
