Evrak işlerini düzenli tutmak, aramanıza gerek kalmadan ihtiyaç duyduğunuzda kağıtları bulmanıza yardımcı olabilir. Bazı insanlar dosyaları düzenlemek için zaman ayırmayabilir, çünkü nereden başlayacağından emin değiller, ancak her şeyi düzenli ve düzenli tutmak önemlidir. Organize dosyaların olması pek olası görünmese de, özellikle şu anda taşan bir dosya dolabına bakıyorsanız, çok yapılabilir.
Gazetelerini ne kadar süre saklamaları gerektiği konusunda emin olamayacak olanlar var. Bildirileriniz vergi amaçları için gerekli olduğu sürece, vergilerinizi ertesi yıl bitinceye kadar Ocak ayından itibaren bulundurmanız önemlidir. Vergilerinizi tamamladıktan sonra muhasebeciniz evrak işlerini ne kadar uzun tutmanız gerektiğini tavsiye edebilir. Vergileriniz, sağlık kayıtlarınız, emeklilik ve tasarruf hesaplarınız ve konut kayıtlarınızla ilgili belgeler sürekli tutulmalıdır. Mücevher, araba ve antika gibi pahalı eşyalarınızla ilgili kağıtlar da sürekli tutulmalıdır. Yedi yıl süreyle saklamak isteyebileceğiniz kredi kartı beyanları ve genellikle yaklaşık bir yıl tutabileceğiniz faturalar.
Dosyaları düzenlemek istediğinizde, ihtiyacınız olmayan şeylerden kurtulursanız kendinize zaman ve alan kazandırır. Her kağıdı diğer kağıtlarla birlikte bir yığının üzerine yerleştirin ve başka bir yığının üzerine koymak istemediklerinizi parçalayın. Küçültmeden sonra, dosyalarınız için ne kadar alana ihtiyacınız olduğunu tam olarak bilirsiniz.
Manila klasörleri, dosyaları düzenleme zamanı geldiğinde yararlıdır. Sekmeye her bir klasörün ne içerdiğini yazın ve klasörleri alfabetik sırayla yerleştirin. Her klasörde bulunan kağıtları tarih sırasına göre yerleştirin; örneğin, eski kağıtları arkaya ve yenilerini öne yerleştirin. İhtiyacınız olanı bulmak için bu sadece kolay değil, aynı zamanda klasörleri de temizlemeniz gerektiğinde.
Kağıt dosyalar örgütlenemeyen tek dosya değildir; dijital dosyalar da olabilir. Neyi düzenlemeniz gerektiğini bilmek için, bilgisayarınızın her alanından geçin ve artık gerekmeyen dosyaları, resim veya belge olup olmadıklarını temizleyin. Dosyaları hala istiyorsanız, bir USB bellek anahtarına veya boş bir CD'ye aktarmayı düşünün.
Dosyaları düzenlemek için, her biri için belirli bir nokta belirlemelisiniz. Tıpkı kağıt dosyalar için yaptığınız gibi, bilgisayardaki ayrı klasörleri belirli kategorilere göre yapın. Örneğin, iş projelerinizi bir klasörde ve belirli bir aile tatilinden diğer fotoğrafları bir arada gruplayın ve uygun şekilde etiketleyin. İhtiyacınız olsun ya da gelecekte bunları silmek istediğinize karar verin, nerede bulacağınızı tam olarak bilirsiniz. Her şeyin düzenli kaldığından emin olmak için, kaydettiğiniz her dijital dosyayı doğru şekilde etiketlemeyi ve ilgili klasöre koymayı unutmayın.
Sistematik olmayan dosyalara sahip olmanız sizi şaşırtmaya ve hayal kırıklığına uğratabilir, ancak bir kez organize ederseniz, tekrar yapmak zorunda kalmayabilirsiniz. Bunları sürekli organize tutmak, başlangıçtaki organizasyon sürecini tekrar tekrar geçirmek için zaman harcamanızı önleyecektir. Dosyaları düzenlemek için zaman ayırmak, kapsamlı bir arama süreci olmadan ihtiyacınız olduğunda neye ihtiyacınız olduğunu bulabilmenize neden olabilir. Ek olarak, dosyalarınızın tek bir yerde düzenlenmesi, evinizin geri kalanına taşan karmaşayı önler.
