Bir iş mektubu yazarken, belli formatları takip etmeniz beklenir. Biçimlerde bazı değişiklikler olabilir ve bir işletme mektubu nasıl yazılacağı konusunda bir sınıf almadığınız sürece, insanlar sayfanın üst kısmı ile adresleriniz arasındaki ve listelenen adreslerle selamınız arasındaki mesafeyi özellikle ölçemeyebilir. Bir iş mektubu yazarken en önemli husus, amacınızı - neden mektubu yazdığınızı - çok açık bir şekilde belirtmektir. Bununla birlikte, neyi ve nasıl yazacağınızı merak etmeden önce, temel bir formata aşina olmalısınız.
Bir kelime işlem programı kullanıyorsanız, iş mektubu şablonları için programınızı kontrol edin. Bunlar, işinizi kolaylaştırabilir çünkü kenar boşluklarını önceden belirlediler ve genellikle adresler gibi şeyleri tam olarak nereye yerleştireceğinizi size bildirirler. Böyle bir şablonunuz yoksa, mektubunuz iki şekilde biçimlendirilebilir. Birincisi blok formatı ve ikinci girintili format . Belirtilmedikçe, format veya varyasyonlarının herhangi birini kullanabilirsiniz. İki format arasındaki en büyük fark, paragrafların girintilere sahip olmaması ve metnin her satırın aynı uzunlukta olması için gerekçelendirilmesidir. Girintili biçimde, tüm çizgiler tam olarak aynı uzunlukta olmayacak ve her paragrafın ilk cümlesi beş boşlukla girilecektir.
Her formatta küçük farklılıklar vardır, bu nedenle bu açıklama metninizi haklı çıkarmadan, blok formatı kullanarak hızlı bir şekilde bir iş mektubu yazmanın bir yolunu hedefleyecektir. İş mektubu aşağıdaki kenar boşluklarına sahip olmalıdır: üstte, altta, solda ve sağda bir inç (2,54 cm). Kelime işlem programınıza başlamadan önce kontrol edin ve gerekirse bu kenar boşluklarını ayarlayın. Yazı tipi 12 punto olmalıdır ve Times New Roman tercih edilen seçimdir.
Antetli kağıda yazı yazıyorsanız, mektuba adresinizle başlamanız gerekmez. Standart kağıt kullanıyorsanız, adresinizle en üst kenarda başlamalısınız. Adınızı adresinize eklemek gereksizdir. Adresinizi ve isterseniz telefon numarasını ve e-postayı ekleyin. Adresden hemen sonra bir tarih ekleyin. Adresinizi, sağ kenar boşluğu ile aynı hizada olacak şekilde girintilebilirsiniz, ancak sol kenar boşluğunda başlayabilir, bu daha kolaydır.
Satır atlayın ve yazdığınız kişinin adını, unvanını veya şirketini ve adresini yazın. İsim, unvan ve sokak adresi gibi her giriş ayrı bir satırda olmalıdır. Şehir, eyalet ve posta kodu son satırı oluşturmalıdır. Adres için aşağıdaki sipariş gereklidir: Şirket, Kişi, Unvan ve Adres.
Başka bir satır atla ve selamını ver. Bu resmi olmalı. Bayan Smith'e yazıyorsanız, Sayın Bayan Smith: yazacaksınız. Selamlamadan sonra virgül yerine bir kolon kullanın.
Bir satır boşluk bırakın ve ilk beden paragrafınıza başlayın. Bu ilk paragraftaki mektubun amacını açıkça belirttiğinizden emin olun. Amacınızı genişletmek veya örnekler vermek için, aralarında bir boşluk olacak şekilde ilave paragraflar kullanın. Gövde paragraflarını bitirdikten sonra, bir satır aşağı atlayıp "Saygılarımızla", kapanış sözlerinizi yazın, sonra adınızı ve varsa başlığınızı yazmadan önce ağaç hakkında dört satıra atlayın. İş mektubu gönderilmeden önce, adınızı fiziksel olarak kapatmanız ve yazdığınız ad arasındaki boşlukta siyah mürekkeple imzalamayı unutmayın.
Bir iş mektubu yazarken amaç, etkin bir şekilde amacınızı iletmek. Mektubunuz hata ile dolu ise etkili olamaz. Sadece bir yazım denetimi yapmayın, aynı zamanda makalenizi dilbilgisi hataları, sık sık karıştığınız kelimeler ve noktalama sorunları için de inceleyin. Amacınızı açıkça aktardığınızdan emin olmak için harfi yüksek sesle okuyun. Basit bir dil kullanın, ancak kasılmaları veya argolardan kaçının. Doğrudan bir noktaya gelen iyi yazılmış bir iş mektubu, özellikle başka bir işten yazıyorsanız çok önemlidir. Kolayca anlaşılan ve hatasız bir iş mektubu yazma yeteneğiniz, şirketinizin profesyonelliğine yansır.
