Bu alanlardan herhangi biri için resmi bir tanım bulunmasa da, medya ve halkla ilişkiler arasında genel olarak kabul edilen bazı farklılıklar vardır. İşler o kadar benzerdir ki, birçok firma şirketin büyüklüğüne bağlı olarak her iki rolü de doldurmak için bir kişiyi işe alabilir. Bu medya ve halkla ilişkiler uzmanları, sadece haber medyasıyla ilgilenmekle kalmamakta, aynı zamanda şirketin arzuları ile tutarlı bir şekilde şirketin tutarlı bir imajını yansıtmak suretiyle de şirkete yardımcı olmaktadır.
Medya ve halkla ilişkiler arasındaki temel fark, medya ilişkileri teriminin daha sınırlı olmasıdır. Halkla ilişkiler, medya ile bir dereceye kadar ilgilenmeyi içerebilirken, medya ilişkileri bir uzmanlık alanıdır. Bu nedenle, kesinlikle medya ilişkileri pozisyonlarında olanlar, zamanlarını medyadan aramalar yaparak, ilgili haber öğelerini tespit edip "çevirerek" ve medyayı şirkette neler olduğu hakkında bilgilendirmek için basın bültenleri yazmak için harcayacaklar. Şirketin ücretsiz tanıtım isteğine bağlı olarak, bu çok yoğun bir pozisyon olabilir.
Aslında, medyanın talepleri o kadar özel bir alan olabilir ki, bazı şirketler sadece bu tür çalışmalara odaklanır. Bu medya ilişkileri şirketleri isimlerini çıkarmak ve olumlu tanıtım yapmak için müşterilerle birlikte çalışıyor. Kriz veya olumsuz bir olay şirkete zarar verirse, bu şirketler de medyaya doğru bilgileri bulabilecekleri bir yere gidilmesini sağlayarak yardımcı olabilirler. Bu nedenle müşteriye, çelişkili olmayan merkezi bir kaynak sağlayarak yardımcı olur.
Bir halkla ilişkiler uzmanı medya ile uğraşmaktan daha fazlasını yapacak. Aslında, bir halkla ilişkiler çalışanı, şirket medya ve halkla ilişkiler bölümlerini ayrı birimlere ayırmaya karar verirse medya ile hiç ilgilenemez. Böyle bir durumda, bir halkla ilişkiler çalışanı özel etkinliklerde irtibat kurmak ve irtibat kurmaktan sorumlu olabilir, bu olayların planlanmasına yardımcı olabilir ve hatta çalışanların neler olduğu hakkında bilgi sahibi olmalarını sağlamak için bir şirket bülteni yazabilir.
Medya ve halkla ilişkiler arasındaki çizginin nasıl çizildiğine bakılmaksızın, bu işler kitle iletişiminde çok fazla beceri gerektirir. Bu pozisyonlardaki uzmanlar genellikle hangi bilgilerin talep edileceğini tahmin etmeli ve bu bilgilere nasıl hızlı bir şekilde erişeceğini bilmelidir. Ayrıca, şirketi kötü görünmeyecek şekilde yapmaları gerekir. Bu alanlardaki çoğu kişi iletişim veya gazetecilik alanında en az bir lisans derecesine sahiptir. Bazıları gazetecilik alanında, basılı veya yayın organlarında çalışma konusunda deneyim sahibidir.
