Belge yönetimi süreci, belgelerin düzenlenip ileride başvurmak üzere saklandığı bir sistemdir. Bu işlem, birinin makbuzları çok az örgütlü ya da organizasyonsuz bir ayakkabı kutusuna koyduğu gibi ilkel olabilir. Süreç ayrıca, bir şirketin depolarda depolanmadan ve arşivlenmeden önce referans numaraları atanmış önceden tasarlanmış formlardan elde edilen bilgileri toplamak, düzenlemek ve saklamak için karmaşık bir tarayıcı seti tasarladığı zaman da oldukça karmaşık olabilir. Her iki durumda da, doküman yönetiminin temel unsurları yürürlüğe girmiştir.
Genel olarak, belge yönetimi, belgelerin ortak bir amaç için bir plana göre toplanması, sipariş edilmesi ve arşivlenmesi gerektiği fikrine bağlı kalmaktadır. Çoğu durumda, belge yönetimi, bireyin veya şirketin belgelerde yer alan bilgilerin gelecekteki ihtiyacını kullanmayı planladığı veya hesaba katması gerektiği için kullanılır. Bu belgelerdeki bilgiler genellikle muhasebe, tarihçe veya mevzuata uygunluk gibi bazı ihtiyaç veya amaçlara göre birleştirilebilir veya gruplandırılabilir.
Küçük çapta, herhangi bir mükellef, yıllık dosyalama için vergi belgeleri düzenlerken belge yönetimi sürecini uygular. Genel olarak, yıl için gerekli olan belgeler, dosya dolabındaki bir klasör gibi, bulması kolay bir yerde gruplandırılacaktır. Makbuzlar, faturalar, katkılar ve vergi formları gibi belgelerin birliği, yıllık vergi formunu doldurma ve vergi formundaki girişleri desteklemek için gerekli belgelere sahip olma şartlarından oluşur. İade yapıldığında ve destekleyici belgeler eklendiğinde, sonuçta ortaya çıkan bilgi ve belgeler, yıla göre düzenlenen önceki yıl vergi iadeleri ile birlikte yerleştirilir. Bu, temel bir dokümantasyon yönetimi şeklidir.
Belge yönetimi ayrıca karmaşık, ilgili, çok aşamalı ve pahalı olabilir. Özellikle tüketici bilgilerini toplayan büyük şirketler ile etkili belge yönetimi kritik öneme sahiptir. Örneğin, bir finansal kurum genellikle yatırımdan önce bir yatırımcıyı tamamlar, sıkı evraklar yapar. Kurumun düzenleyici otoriteler tarafından yalnızca müşteriden belirli bilgileri toplaması değil, bilgileri belirli bir şekilde düzenlemesi ve belgeleri belirli bir süre için erişilebilir bir biçimde tutması gerekebilir. Buna göre, bu kurum karmaşık bir doküman yönetim süreci kullanabilir.
Böyle bir örnekte, şirket ilk evrak işlerini aldıktan sonra, basılı form dijital bir görüntüye taranabilir ve bilgi toplanması ve organizasyonu için bir bilgisayar veri tabanı ağına gönderilebilir. Basılı kopya daha sonra bir referans numarası atanabilir, tarih ve zaman damgasına göre bir kutuya yerleştirilir ve kendi doküman yönetim sürecini kullanan bir depoya gönderilir. Basılı bir anlaşmazlığı netleştirmek veya yasal bir gerekliliği yerine getirmek için basılı kopyaya ihtiyaç duyulduğunda, benzer evrakların geniş bir arşivinden kolayca alınabilir.
