Proje yönetimi süreci, projeleri başlangıçta, ortada ve sonda planlama, yürütme ve kontrol etmeyi içerir. Proje yönetimi süreci tanımlamakla başlar ve kapanma ile sona erer. Yürütme aşamasında asıl plana göre düzeltmeler yapılması gerekebilir. İlerleme her zaman proje süresince izlenmelidir. Proje yönetimi süreci beş ana adımda toplanabilir:
1. Projenin amacını, amacını ve istenen son sonucunu tanımlamak, proje yönetimi sürecine başlarken dikkate alınması gereken önemli hususlardır. Örneğin, proje ülke çapında gönderilecek doğrudan bir posta bağış toplama paketi ise, amacı yeni iş fırsatları ve bağışçılar elde etmek olabilir. Amacı, hedef kitleye yönelik yeni ürün tanıtım bilgilerini dahil etmek olabilir. Arzu edilen sonuç, benzer paketlerin önceki sonuç oranlarını aşmak olabilir.
2. Projenin bütçe ve kaynaklar açısından sınırlarını göz önünde bulundurarak, zaman planını boşa harcamayı ve sonuçlandırılamayan bir şeyi yerine getirmeyi önlemek için sürecin başlarında çözülmelidir. Örneğin, yukarıda açıklanan doğrudan posta projesini kullanarak, metin yazarına, kendi yaratıcı özetinde yol gösterici bilgiler verilmelidir. Aksi takdirde, bütçe sınırları dahilinde tamamlanamayacak fikirleri içerebilir.
3. Bir ekibin kurulması ve proje tarihlerinin tamamlanma tarihleriyle birlikte görevlendirilmesi, bir süreç yönetim sisteminin çok önemli bir parçasıdır. Bir kişi sorumlu olabilir ve projenin sorumluluğunu üstlenirken, genellikle birçok çalışanın farklı bölümlerinde çalışması gerekir. Şirketlerde bir iş projesi birçok farklı departmanı içerebilir. Proje yöneticileri, projeleri tamamlamak için çoğu zaman birçok farklı bölüm başkanıyla birlikte çalışmalıdır.
4. Görevlerin tamamlanma tarihlerinin proje yöneticisi tarafından kontrol edilmesi ve takip edilmesi gerekir. Proje yönetimi sürecinin bu bölümünde, yönetici orijinal planında gerekli düzeltmeleri yapmalıdır. Proje yöneticisi her şeyin zamanında tamamlanacağından emin olmalıdır. Proje kesinlikle kendi kontrolünde olmalıdır. Projenin sonucunu kontrol etmek genellikle mükemmel organizasyon ve iletişim becerilerini alır.
5. Proje yönetimi sürecinin kapatılması son aşamadır. Tüm gevşek uçlar bağlanmalıdır; evraklar doldurulmalı ve yüklenicilere uygun ödemeler yapılmalıdır. Projenin başarısı veya başarısızlığı analiz edilmelidir. Gelecekteki benzer projelerin daha sorunsuz çalışmasına yardımcı olacak değişiklikler konusunda notlar alınmalıdır.
