İnsan kaynakları yönetiminde teknoloji, insan faaliyetlerine yardımcı olmak için donanım ve yazılım kullanan şirketlerin başka bir uygulamasıdır. Şirketler insan kaynakları yönetiminde her türlü teknolojiyi kullanıyorlar. Teknoloji için birkaç farklı rol, görüşmeler için çalışanları işe almak ve seçmek, çalışanların evraklarını veya haklarını yönetmek ve hassas çalışan dosyalarını güvence altına almak olabilir. Bu amaç için pek çok farklı donanım veya yazılım türü mevcuttur. Şirketler, gereksinimlerine bağlı olarak harici bir yazılım paketi kullanabilir ya da kendi yazılımlarını oluşturabilirler.
Artık birçok şirket, yeni çalışanlar bulmak için insan kaynakları yönetiminde İnternet tabanlı çalışan uygulamaları veya başka teknolojiler kullanıyor. Çevrimiçi uygulamalar için önemli bir avantaj, nakavt sorularının varlığıdır. Bu sorular, vasıfsız kişilerin, çalışanların başvuru sürecinde çok uzağa gitmelerini önler. Örneğin, bir şirket belirli bir eğitim seviyesi istiyorsa, çalışanların başvurularında kazanılmış üniversite dereceleriyle ilgili bir cevap görünebilir. Soruya “hayır” diyenler, bir şirketin açık iş pozisyonu için potansiyel mülakatlar listesine dahil edilmeyecektir.
Yeni ve mevcut işe alımlar için çalışanların evrakları genellikle zaman alan bir süreçtir. İnsan kaynakları yönetimindeki teknoloji, bir şirketin çalışanların işe alımları ve sosyal haklarıyla ilgili evrak işlerini yürütmenin yeni yollarını bulmasını sağlar. Örneğin, tüm yeni işe alımların tıp, dişçilik, emeklilik veya diğer avantajlar için evrak doldurması gerekebilir. Çevrimiçi bir kayıt sisteminin kullanımı yaygın ve faydalıdır. Bir şirket, tüm çalışanların belgeleri doldurmak, mevcut avantajları gözden geçirmek veya belirli avantajlarla ilgili diğer görevleri yerine getirmek için erişebileceği bir intranet oluşturabilir.
Şirketler çalışan belgelerini depolamak için güvenli ortamlara sahip olmalıdır. Tüm şirketler tipik olarak bu amaca yönelik özel depolara sahip olsalar da, insan kaynakları yönetimindeki teknoloji de faydalı olabilir. Burada, şifreli elektronik tablolar veya diğer yazılım paketleri, şirketlerin bordro veya diğer hassas belgelere erişimi kısıtlamalarına izin verir. Dış maaş bordrosu hizmetlerinin kullanılması, bir şirketin hassas belgeleri aktarmak için harici bir web sitesi kullanmasına neden olabilir. Teknoloji genellikle bir şirketin, oluşan transfer yöntemleriyle maaş bordrosu belgelerini önlemesini sağlar.
İnsan kaynakları yöntemlerinde teknoloji dezavantajları olmadan değildir. Geleneksel etkinlikleri bir el kitabından teknolojik işlemlere geçirmek zaman alıcı ve pahalı olabilir. Ek olarak, donanım veya yazılımın bozulma olasılığı da bir şirketin göz önünde bulundurması gerekebilecek bir sorundur. Tüm teknolojik konular için hazırlıklı olmak, çalışan verilerinin doğru bir şekilde ele alınamaması nedeniyle ağır para cezalarına veya cezalara neden olabilir.
