Bir satınalma siparişi, bir alıcıdan satıcıya verilen yasal bir belge olan satın alma taahhüdüdür. Satınalma siparişi süreci, satın alma sürecinin tüm yönlerini ortaya koyan benzersiz bir numara ve belgenin atanması ile başlar. Bir satınalma siparişinin anlaşma şartları navlun, teslimat tarihi, maliyet, mal tanımı, ödeme beklentileri ve diğerleri olabilir.
Bir depo katında depolanan envanter miktarını sınırlandırmak isteyen üreticiler büyük veya küçük, bir siparişi doldurmaya başlamak için müşteriden bir satınalma siparişini bekleyecektir. Satınalma siparişi süreci, alıcıdan satıcıya, ürünün beklentilerini ve teslimat koşullarını gösteren bir belge ile başlar. Üretici daha sonra tipik olarak bu beklentilerin bir onayını veren bir müşteri siparişi verir. Satınalma siparişi ve müşteri siparişi eşleşiyorsa, bu satın alma emri yasal olarak bağlayıcı bir sözleşme olduğundan, her iki tarafın da sorumluluğunu sınırlar.
Müşteri siparişi oluşturulduktan sonra, üretici sipariş üzerine çalışmaya başlayabilir. Bu, malzemelerin satın alınmasını, emeğin işe alınmasını ve ekipmanın değiştirilmesini içerebilir. Satın alma siparişi süreci, alıcı tarafından giderler yapıldıktan sonra alıcının satıştan geri çekilmeye karar vermesi durumunda üreticiyi korur. Alıcı ayrıca satınalma siparişi süreciyle de korunur, çünkü belgede belirtilen beklentileri karşılamayan malları kabul etmek veya ödemek zorunda değildir.
Satınalma siparişi süreci, sipariş sürecine dahil olan değişkenlerin tümünü veya çoğunu listeleyerek siparişlerin düzenlenmesine yardımcı olur. Bunlar, mal tanımını, beklenen tarihi, kesin maliyeti, ödeme koşullarını ve hatta hangi tarafın navlun bedelini ödemek zorunda olduğunu içerir. Satın alma siparişi süreci, terimlerin çoğu anlam olarak evrensel hale geldiğinden ve diğer ülkeler tarafından kolayca tanımlanabildiğinden ithalat veya ihracat yaparken özellikle paha biçilmezdir.
Çoğu üretici, nakit akış bütçelerini aylarca hatta yıllarca önceden planlamak için satınalma siparişleri kullanır. Bir satınalma siparişinin verildiği tarihten teslimatın yapıldığı ve ödemenin alındığı tarihe kadar olan süre oldukça uzun olabilir. Bir işletme, maaş bordrosu gibi kısa vadeli nakit gereksinimleri yapabilmek için harcamalarını buna göre planlamalıdır.
Satınalma siparişi verilmiş ve müşteri siparişi onaylandıktan sonra, çalışma başlar. Bu süreç, bazı üreticilerin teslimattan önce tamamen veya kısmen ödeme yapmasını gerektirmesine rağmen, malların teslimatı ve faturanın verilmesiyle sona ermektedir. Mal kabul edildikten ve fatura ödendikten sonra, satınalma siparişi işlemi tamamlanır.
