İş akışı analizi, bir işletmedeki tüm süreçlerin verimsizlikleri belirlemek ve iyileştirmeler önermek amacıyla gözden geçirilmesini gerektirir. Çalışma, bir firmanın üst düzey yöneticileri ile analizden istenen sonuçları oluşturmakla başlar. Analistler daha sonra firmadaki iş süreçlerinin mevcut durumunu belgelemek için şirket çalışanları ile etkileşime girer. İş akışı analizinin son aşaması, belirtilen hedefler doğrultusunda değiştirilmesi, otomatikleştirilmesi veya yerinde bırakılması gereken işlemlerin önerisidir.
Tipik bir işletme sürekli olarak süreçlerini iyileştirmeyi amaçlamaktadır ve iki temel faktör firmaların iş akışı analizi yapmalarına neden olmaktadır. Birincisi, devam etmekte olan teknolojik gelişmeler iş yapmanın daha verimli ve daha az maliyetli yollarını sunabilir ve firmalar genellikle süreçleri otomatikleştirmek veya en son teknolojiyi dahil etmek amacıyla gözden geçirmeyi tercih eder. İkincisi, sözde eski işlemlerin bir firmada sağlam bir şekilde sağlamlaştırılması tipiktir; bu, belirli bir görevin uzun süredir belli bir şekilde yapıldığı ve iyileştirilmesi gereken bir süreç olarak göz ardı edilebileceği anlamına gelir. İş akışı analizinin amacı, bu tür eski işlemleri açığa çıkarmaktır.
Dış danışmanlar, bir iş akışı analizini, bu konuda uzman oldukları ve herhangi bir iş yapış biçimine bağlı olmadıkları için etkili bir şekilde gerçekleştirebilirler. Üst düzey yöneticilerle ilk etkileşimde, iş akışı analistleri genellikle üst düzey yöneticilerin neyin çalıştığını ve neyin olmadığını da dahil olmak üzere şirketi nasıl gördüğünü belirlemek için görüşmelerle başlar. Analistler daha sonra yöneticilerin iş akışı analiz projesi ile elde etmeyi umdukları istenen durumu belirler.
İş akışı analizindeki işlerin çoğu, işlerin nasıl yapıldığını belgelemek için çalışanlarla ve denetçilerle görüşen eğitimli analistler ile gerçekleştirilir. Bu, satış için kağıt işleme, koleksiyonlar, uyumluluk ve insan kaynakları gibi bir işletmenin tüm yönlerini içerir. Ayrıca, hammadde veya parça alma, bunları işleme veya birleştirme, mamullerin nakliyesi gibi imalat işlemlerini de kapsayabilir.
Analistler ayrıca satış ve müşteri hizmetleri de dahil olmak üzere müşterilerle etkileşime girmek için harcanan zamanı ve harcanan çabayı gözden geçireceklerdir. İş akışı analizi, her bir işçinin, her görevin nasıl başladığını ve organizasyonda nasıl hareket ettiğini belgelemek amacıyla yaptığı her şeyi inceler.
İlk dokümantasyondan sonra, iş akışı analistleri tipik olarak, analiz sonuçlarının şirketin gerçeği ile eşleşmesini sağlamak için düşük seviyeli yönetimlere yönelik bulgular sunar. Analizi gerektiği gibi ayarlayarak, analistler daha sonra süreçlerin düzene geçirilebileceği, otomatikleştirilebileceği veya her ikisinin de belirlenebileceği alanları belirlemek için iş akışını inceler. Bu bilgiler daha sonra genellikle üst düzey yöneticilere, iyileştirmeler için önerilerle birlikte sunulur.
