Bir iş emrinde, bir şirket içindeki başka bir kişiden veya departmandan iş talep etmek için kullanılan bir belge içermesi gereken bilgiler, genellikle istediğiniz iş türüne bağlı olarak değişecektir. Çoğu durumda, iletişim bilgileriniz, iş emrini gönderdiğiniz kişi veya departmanın iletişim bilgileri ve dahili veya harici bir takip numarası gereklidir. Ayrıca, meselenin aciliyeti, işin nerede gerekli olduğu ve yapılması gerekenler de dahil olmak üzere, istenen işin ayrıntılı bir açıklamasını eklemeniz gerekecektir. Bazı durumlarda, işin maliyeti hakkında, özellikle işin hangi hesaba ücretlendirileceğine ilişkin bilgi sağlamanız gerekebilir.
Bir iş emri göndermeden önce, işle ilgili ayrıntılar ve tahmini tamamlanma süreleri için nerede iletişime geçebileceğiniz konusunda bilgi vermeniz gerekecektir. Bu genellikle adınızı, telefon numaranızı, e-posta adresinizi ve ofisinizin fiziksel yerini içerir. Ayrıca, iş emrini gönderdiğiniz bölümün adını ve bazı durumlarda iş emrinin yönlendirildiği kişinin adını da eklemeniz gerekir.
Her iş talebinde dosyalama amacıyla ve işin ilerlemesini takip etmek için takip numaraları kullanılır. Bilgisayarlı iş emri sistemlerinde, bu takip numarası genellikle otomatik olarak, genellikle çalışmayı isteyen departmana atanan tarihe ve numaraya göre oluşturulur. Bazı durumlarda, bu bilgileri şirket politikasına dayanarak kendiniz girmeniz gerekebilir. Bölümünüz ya da ofisiniz dahili takip numaralarını kullanıyorsa, genellikle bunu izleme ve dosyalama amaçları için iş sırasına dahil etmeniz gerekecektir.
Bir iş emrinin ana kısmı, talep edilen iş türünün bir tanımıdır. Bu, çalışmaların bir ofis projesi olması veya teknoloji ile ilgili olması halinde, kısa bir paragraf olabilir. El emeği içeren işler, genellikle bir ofisi ya da binayı tamir etmek ya da yükseltmek için, sorunun yerini belirten kaba bir çizim dahil etmeniz gerekebilir. Bu bilgiler genellikle gerçek belgenin içinde değil, siparişe eklenir.
Önerilen bir tamamlanma tarihi de genellikle, sorunun aciliyetiyle ilgili bilgiler de dahil olmak üzere bu tür bir belgeye dahil edilir. Şirketinizin politikalarına bağlı olarak, buraya eklediğiniz tarih ya siparişi verdiğiniz kişiye bir öneri veya kesin bir son tarih olacaktır. Ayrıca, binanın adresi, kat ve oda numarası dahil olmak üzere, uygulanacak olan işin yeri hakkında ayrıntılı bilgi vermeniz gerekecektir. İş bir sistemde veya bilgisayarda yapılacaksa, hangi sistemin veya bilgisayarın çalışmasının gerektiği ve öğenin bulunduğu yer hakkında bilgi vermeniz gerekir.
Ayrıca, sipariş gönderdiğiniz departmanın işin ücretini alabileceği bir hesap numarası da eklemeniz gerekebilir. Bunun gerekli olup olmadığı şirketinizin muhasebe prosedürlerini nasıl ele aldığına bağlı olacaktır. İş muhtemelen departmanınızdan veya bir proje için yapılacaksa projenin parasıyla hesaba geçirilecektir.
