Okul sekreteri olmak için gereken yeterlilikler farklı meslekler arasında biraz farklılık gösterse de, temel gereksinimler genellikle aynıdır. Okul bölgelerinin çoğu, bazı ek üniversite dersleri gerektirmesine rağmen, okul sekreteri olmak isteyenlerin minimum lise diplomasına sahip olmasını gerektirir. Uygun bir eğitim ile birlikte, önceki deneyim genellikle tercih edilir. Başarılı bir iş başvurusunda bulunanların ayrıca okul sekreteri olmanın temel işlevlerini yerine getirebilmesi için gerekli becerilere sahip olmaları gerekir.
Bir okul sekreteri pozisyonu için tipik bir iş ilanı genellikle adayların en az lise diplomasına sahip olmalarını gerektirecektir; büro makineleri. Daha sıkı okul bölgeleri, bazı özel kuruluşlarla birlikte, iş adaylarının bir sekreterlik sertifika programını tamamlamalarını veya idari asistanlık gibi ilgili bir alanda bir ön lisans derecesi edinmelerini gerektirebilir. Bu programlar okul sekreteri olmak isteyen öğrencilere kelime işlem, elektronik tablolarla çalışma ve iş iletişimi gibi temel ofis becerileri kazandırır.
Okul sekreteri olmak için uygun eğitimi almasının yanı sıra, birçok işveren daha önce ilgili çalışma deneyimine sahip olan adayları da tercih eder. İş ilanlarında en az iki veya üç yıl önceki sekreterlik deneyimine sahip adayları tercih etmek yaygındır. Bununla birlikte, önceden ilgili iş deneyimi olmayan bir okul sekreteri olmak isteyen giriş seviyesi bir aday için, hepsi kaybolmaz. Bazı işverenler bu şarttan feragat edecek, hatta bazıları diğer iş gereksinimlerini karşılayan adaylar için iş başında eğitim pozisyonu sunmaya isteklidir. Birçok işveren, kuruluşlarına uygun olacağını düşündüğü adaylarla çalışmaya isteklidir.
Gerekli eğitim ve deneyime sahip adayların bile, bir okul sekreteri olarak başarılı olma becerisine sahip olduklarını kanıtlamaları gerekecektir. Önemli olanlar kişiler arası iletişim becerilerini, çocuklar ve yetişkinlerle iyi çalışabilme becerisini ve kayıtları ve veritabanlarını korumak için organizasyon becerilerini içerir. Sekreterlerin yönergeleri izleyebilmeleri ve okul politika ve prosedürlerine uyabilmeleri de önemlidir. Okul idareleri öğrencileri için iyi bir örnek oluşturmak için çaba göstermektedir, bu yüzden sekreterlerin işte ve toplum içinde rol model olarak hizmet etmeleri gerekir. Bu nedenle, yeni işe alımlar tipik olarak suç geçmişi kontrollerini ve uyuşturucu testlerini geçmeli ve yasal çalışma becerilerinin kanıtını göstermelidir.
