Sekreter / resepsiyonist olma gerekleri, büyük ölçüde pozisyonun bulunduğu şirketin türüne bağlı olarak değişir. Çoğu şirket, az veya hiç eğitimsiz minimum miktarda eğitim gerektirir. Bununla birlikte, bu pozisyonla ilgili görevler nedeniyle, diğer şirketler belirli bir eğitim seviyesine ihtiyaç duyabilirler. Yine de diğerleri bir lisans derecesine ve birkaç yıllık iş tecrübesine sahip olmanızı bekleyebilir.
Genellikle, bir sekreter / resepsiyonist, bir şirket içindeki idari destek görevlerinden sorumludur. Sekreterlik görevleri ofis destek sorumlulukları gerektirebilir. Bir departman yöneticisini destekleyebilir veya tüm şirket için genel ofis desteği sağlayabilirsiniz.
Resepsiyonist rolünü yerine getirmekle ilgili birçok görev vardır. Birincil görev, telefonlara çağrıları cevaplamak ve ilgili departmana yönlendirmektir. Bekleme alanındaki müşterileri ve misafirleri selamlamak, resepsiyonist olmakla ilişkilendirilen başka bir görevdir.
Ofis faaliyetlerini destekleyen fonksiyonlara bağlı olarak başka görevler de gerekli olabilir. Bazı şirketlerde posta dağıtım hizmetleri için posta hazırlamak zorunda kalabilirsiniz. Ayrıca, gelen postaları şirket çalışanlarına dağıtabilirsiniz.
Sekreter / resepsiyonist olmak için çeşitli bilgi, beceri ve yeteneklere ihtiyacınız olacaktır. Çoğu şirket, ofis prosedürlerini kapsamlı bir şekilde anlamanızı bekler. Bu pozisyondaki ana görev telefona cevap vermek olduğundan, hoş sözlü becerilere sahip olmak genellikle ek bir avantajdır. Çoğu şirket için ofis ekipmanını kullanma yeteneği de istenmektedir.
Birkaç teknik okul, sekreter / resepsiyonist olmak için gerekli becerileri geliştirmenize yardımcı olacak işletme ve ofis yönetimi kursları sunmaktadır. Tipik kurslar, kelime işlem ve elektronik tablo uygulamalarını kullanma eğitimini içerebilir. İş yazışmaları yazmak ve görgü kuralları, çoğu okulda sunulan ek derslerdir.
Ayrıca, bazı şirketler lisans derecesine sahip bir kişiyi işe almayı tercih edebilir. Dört yıllık bir akademik kurumdan bir işletme veya ilgili diploma almak bu gerekliliği yerine getirmenize yardımcı olabilir. Bu derece, sizi şirket içinde terfi ettirmeye hazırlayabilir.
Sekreter / resepsiyonist olmak için gereken resmi eğitimin yanı sıra, bir şirketin standart işletim prosedürlerini öğrenmek için zamana ihtiyacınız olabilir. Genel olarak, işe alındıktan sonra görevlerinizin çeşitliliğini etkileyen sektöre özgü prosedürlerde eğitim alacaksınız. Örneğin, bir tıbbi tesiste çalışmak, hasta ofisi ziyaretlerini planlamayı içerebilir. Hasta gelmeden önce, ofis prosedürleri sağlık sigortasının doğrulanmasını ve tıbbi bir dosya oluşturmayı içerebilir.
