Bir şirket bir ürün veya hizmet almaya karar verdiğinde ve potansiyel satıcıları talep etmek istediğinde, önce bir teklif talebi (RFP) yazar. RFP, satıcıların neden iş için işe alınmaları gerektiğini önerdikleri gibi ele almasını istedikleri kriterleri belirler. Şirketi olumlu bir ışık altında sunarken, ihtiyaç duyulan tüm bilgileri açık ve net bir RFP yazmak önemlidir. Kötü yazılmış bir RFP, şirketin öncelikle kalifiye olmayan veya subpar satıcılarla kurduğu veya hiçbir teklif alamayacağı anlamına gelebilir.
Bir RFP yazmak için ilk adım, şirketin tam olarak neye ihtiyacı olduğunu belirlemek için yeterli. Bu oldukça basit görünse de, aslında şirketler tarafından en çok göz ardı edilen adımdır. Birçok şirket, ihtiyaçlarının ve arzularının ne olduğunu net bir şekilde anlamadan bir RFP yazmaya başlar ve nihayetinde çok fazla, çok az ya da çelişkili şeyler talep etmek istemez. Girdi, etkilenen projeye dahil olan herkesten talep edilmeli ve RFP başlamadan önce gerçekte neyin gerekli olduğu konusunda fikir birliğine varılmalıdır.
Satıcıların tam olarak neyi başarmanız gerektiğini ve neyi başarmak istediğinizi bilmeleri gerekecektir . Pek çok şirket, hayal gücü özelliklerinin bir dilek listesi oluştururken bir RFP yazarken hata yapar, ancak ihtiyaç duyulan ve kullanması gereken kelimeleri kullanır. Bu kriterlerden birini veya ikisini karşılayamayacak olan satıcılar, kriterlerin kesinlikle gerekli olduğuna inanıyorlarsa, hiçbir öneride bulunamazlar. Kullanılan dile dikkat etmek, doğru oldukları zamanki kelimelere ihtiyaç duymamak ve tercih edilen özellikler için arzu ve isteğe bağlı gibi daha yumuşak bir dil kullanmak önemlidir.
Herhangi bir teklif talep edilmeden önce, ideal teklifin neye benzeyeceğini bilmek de iyi bir fikirdir. Önerilerin değerlendirileceği çok sayıda husus varsa, örneğin fiyat, zaman ve özellik yoğunluğu ile değerlendirileceklerse, bu özelliklerin her birinin ne kadarının tartılacağına dair bir fikirleri vardır. En düşük fiyatı sunan ancak uzun bir bekleme süresi sunan bir teklifin, iki kat daha pahalı ancak yarım saat süren bir teklifle nasıl karşılaştırılacağını bilin. Bu, daha sonraki süreçte karışıklığı ve stresi azaltmaya yardımcı olacaktır.
Aslında bir RFP yazmak için oturmak, toprak işleri yapıldıktan sonra oldukça acısız ve hızlı bir işlem olabilir. Giriş, şirketin neden teklif istediğini açıklamalı ve önemli kriterler ve son tarihler de dahil olmak üzere talebin geri kalanına genel bir bakış sunmalıdır. RFP daha sonra kazanan bir teklifin sahip olması gerekenleri, ardından istenen özellikleri ve özellikle belirlenmiş seçim kriterleri varsa, kazanan seçim kriterlerini kapsamalıdır. Daha sonra, çeşitli referans tarihlerini belirleyen bir zaman çizelgesi ve son bir son tarih verilmelidir. Son olarak, RFP, başvuru sahiplerine daha sonra ne olacağını, ne kadar süre geri beklemeyi bekleyebileceklerini ve seçilmeyenlerin bir cevap bekleyip bekleyemeyeceklerini de düşündürmelidir.
