En önemli müşteri hizmeti nitelikleri, herhangi bir özel beceriden ziyade iletişim becerileri, kişilik ve tutum ile ilgilidir. Bunun nedeni, en iyi müşteri hizmeti çalışanlarının, çalıştıkları şirket hakkında bilgi sahibi olmalarına rağmen, müşteriye yardımcı olmak isteyenlerin hoş, kibar ve içten olmalarıdır. Çoğu şirket, müşteri hizmetinde çalışan çalışanların lise diplomasına ve müşteri hizmetleri alanındaki bazı tecrübelere sahip olmalarını gerektirmeyecek, ancak bazı büyük şirketler müşteri hizmetleri çalışanlarının ortak veya lisans derecelerine sahip olmasını tercih edecektir. Aksi takdirde, müşteri hizmetleri nitelikleri, tüm şirketler için oldukça standarttır.
İletişim becerileri, bir bireyin sahip olabileceği en önemli müşteri hizmeti niteliklerinden bazılarıdır. Bu, telefonda açıkça konuşma becerisini içerir, böylece müşteri temsilcisi anlayabilir. Ayrıca, temsilci e-posta yoluyla müşterilerle etkileşime girecekse, iyi bir yazılı iletişim becerisine sahip olması ve iletişimde doğru yazım ve dilbilgisi kullanması önemlidir. Bir müşteri hizmetleri temsilcisinin yakından dinleyebilmesi, müşterinin endişelerini anlayabilmesi ve çalıştığı şirketin özel bilgilerini gerektiren soruları cevaplayabilmesi de önemlidir.
Stresli durumlarda sakin kalma kabiliyeti, en önemli müşteri hizmeti niteliklerinden biridir. Müşteri hizmetleri alanında çalışan birçok kişi öfkeli veya üzgün müşterilerle ilgilenecek, bu nedenle sakin ve kibar kalarak sorunları çözebilecekleri gerekecektir. Elbette bu, müşterilerin kötüye kullanımına müsamaha gösterme anlamına gelmez, ancak etkileşimin tırmanmaktan, iş ortamlarında profesyonelce kabul edilmeyen bir argümana sürdürülmesi anlamına gelir. Çoğu müşteri hizmetleri departmanının zorlu görüşmeler yapmak için müsait olacak süpervizörleri veya yöneticileri vardır.
Diğer müşteri hizmetleri nitelikleri, müşteri hizmetleri alanında birkaç yıllık deneyime sahip olmaktır. Örneğin, bir perakende ortamında müşteri hizmetlerinde çalışmak tipik olarak yeterlidir. Şirketler, bazı deneyimleri yoksa, çalışanları şirket ortamında daha büyük bir çağrı merkezi veya müşteri hizmetleri alanı için işe almak istememektedir. Bu, temsilcinin kibar ve profesyonel bir şekilde müşterileri ile nasıl iletişim kuracağını, şirket hakkında nasıl pozitif olunacağını, görüşmeyi bitirmeden önce müşterinin memnun olmasını nasıl sağlayacağının ve günlük bazda.
