Kişisel bilgileri toplayan herhangi bir şirketin, bu bilgileri yönetmesi ve sorumlu bir şekilde kullanılmasını sağlaması için bir yola ihtiyacı vardır. Böyle bir şirket aynı zamanda insanları hangi verilerin toplandığı ve nasıl depolandığı konusunda bilgilendirmek için bir sisteme ihtiyaç duyar. Bu çabaları denetlemekten sorumlu kişi baş gizlilik sorumlusudur. Baş gizlilik memuru ya da CPO, hem veri yönetimi hem de tüketici ilişkileri ile suçlanan bir yöneticidir. Şirketin veri toplama ve depolamasının yasaya uygun olduğundan ve müşterilerin kişisel bilgilerini şirketle paylaşmaya devam ettiklerinden emin olmaktan sorumludur.
“Kişisel bilgi” olarak kabul edilen şeyin genişliği sürekli akış halindedir. Dünyanın çoğu ülkesinde yasalar ve yönetmelikler kişisel kimliği tanımlar ve kullanımı ve toplanması için kurallar koyar, ancak tanımlar her zaman tutarlı değildir. Sosyal Güvenlik veya vergi kimlik numaraları ve sağlık kayıtları ve bilgileri gibi bazı kişisel bilgiler hemen hemen her yerde korunmalıdır. Çevrimiçi web tarama geçmişi, satın alma düzenleri ve finansal bilgiler gibi verilerin korunacak kadar özel sayılması gerekip gerekmediği daha belirsizdir.
Amerika Birleşik Devletleri'ndeki Sağlık Sigortası Taşınabilirliği ve Hesap Verebilirlik Yasası ve tüm Avrupa Birliği üye devletlerinde uygulanan AB Veri Koruma Direktifi gibi yasalar, uygun veri koruma uygulamalarına ilişkin bazı yönergeler belirlemiştir. Veri koruma yasaları da teknoloji değiştikçe sürekli değiştirilmekte ve güncellenmektedir. Baş gizlilik sorumlusu, şirketin veri koruma uygulamalarını tanımlamayı ve şirketin iş yaptığı herhangi bir yargı alanının yasal standartlarını karşılamasını sağlamayı içerir. İşin çoğu düzenleyici olduğu için, çoğu baş gizlilik memuru avukattır, ancak olmaları gerekmez.
Baş gizlilik sorumlusu ayrıca (1) verilerinin korunduğundan, (2) korumanın yeterli olduğundan ve (3) veri sağlamaya devam etmeleri gerektiğinden emin olmak için müşterilerle ve müşterilerle etkileşime girmekten sorumludur. İnternetin ortaya çıkışı ve günlük yaşama girmesinden bu yana, veri toplama, veri depolama kadar önemlidir. İlk olarak, bir şirketin yalnızca bir finansal kurum veya sağlık şirketi gibi, sıradan bir işletme ile bağlantılı olarak hassas bilgileri saklama uygulamasında olması durumunda yalnızca bir baş gizlilik görevlisine ihtiyaç duyuldu. Bununla birlikte, çevrimiçi dünyada, bilgiler genellikle birincil para birimidir.
İnternet erişimi olan şirketler, Web sitelerini kimin ziyaret ettiğini ve nereden geldiklerini izleyebilir. Ziyaretçilerin daha sonra nereye gideceklerini görmek için ziyaretçilerin bilgisayarlarına çerezler bırakabilirler ve belirli kullanıcı özelliklerine ve zaman içinde birleştirilen verilere göre görüntülenecek İnternet reklamları tasarlayabilirler. Çoğu zaman şirketler de müşteri dosyalarını ve bilgilerini çevrimiçi olarak depolayabilir, bu da onları aranabilir hale getirir - ama aynı zamanda yanlışlıkla maruz kalmaya karşı daha eğilimlidir.
Rekabetçi kalmak için arşivleme programlarından, İnternet toplama araçlarından ve çevrimiçi izlemeden yararlanmak genellikle bir şirketin yararınadır. Şirketin uygulamalarının sağlam olmasını ve kamuya iyi bir şekilde iletilmesini sağlayan baş gizlilik görevlisidir. Bir şirketin korunabilmesi için gözetim altında tutulması ve halkın verileriyle ayrılmaya devam etmesi için güvene ihtiyaç duyulması gerekir. Gizlilik görevlisinin temel görevi, ikisini de tatmin etmektir.
