Kurumsal bir seyahat danışmanı, büyük işletmeler için özel bir seyahat acentesi olarak çalışmaktadır. Bireysel çalışanlar veya iş sözleşmeleri gibi büyük grup etkinlikleri için seyahat düzenlemeleri araştırmalı ve yapmalıdır. Bu danışmanlar ayrıca, yabancılarla etkin bir şekilde iletişim kurmalarına yardımcı olmak için uluslararası seyahat edecek çalışanlara kültürel danışmanlık sunmaktadır.
Birçok büyük işletmede, dünyanın dört bir yanında birden fazla şubesi vardır; kurumsal bir seyahat danışmanı, şubelerin yakınındaki yerel otellerle bağlantı kurar ve kurumsal fiyatları tartışır. Aslında, danışman gelecekteki rezervasyonların üzerinde anlaşmaya varılan bir oranda güvence altına alınmasını sağlamak için otel ile işletme arasında bir sözleşme yapabilir. Ek olarak, otel bir yıllık şirket toplantısı gibi aynı anda birkaç şirket çalışanı tarafından kullanılacaksa, grup ücretlerini tartışabilir.
Bir iş sözleşmesi için otel tavsiye etmeden önce, kurumsal seyahat danışmanı genellikle değerlendirme için oteli ziyaret eder. Konferans salonları ve otel odaları, kurum için iyi bir eşleşme olmaları için genel konfor ve kalite açısından denetlenir. Danışman, büyük bir şirket toplantısı için tüm oda tabanını ayırmak gibi, şirketin sahip olabileceği özel ihtiyaçları tartışmak için otel yönetimi ile görüşebilir.
Otele gidiş-dönüş gezisi sırasında ve otelden ulaşım normalde kurumsal seyahat danışmanı tarafından düzenlenir. Her şehir farklı ulaşım türleri sunar; Danışman en güvenilir, güvenli ve uygun maliyetli seyahat şeklini araştırmalı ve seçmelidir. Çoğu zaman, kurumsal seyahat danışmanı belirli bir araç kiralama şirketi ile çalışacak ve bir sözleşme yaratacaktır. Bu sözleşme, seyahat eden çalışanlara belirli bir işletme ile indirimli fiyat sağlayacaktır.
Seyahat etmek, havaalanındaki gecikmeler nedeniyle bağlantılı bir uçuşun kaybolması gibi bazı riskleri içerir. Kurumsal seyahat danışmanı, seyahat eden kişinin adına arayacak ve alternatif seyahat planları planlayacaktır; Sonuç olarak, çalışan profesyonel olarak başka bir ulaşım aracına yönlendirilecektir, böylece önemli toplantılar iptal edilmez.
Uluslararası seyahatlerde, danışman belirli yerel gelenekler ve yasal olarak gerekli olan seyahat belgeleri konusunda iyi bilgilendirilmelidir. Danışmanlar tüm pasaport ve vize yasalarının farkında olmalıdır, böylece tüm seyahat eden çalışanlar ülkeler arasında düzenli bir seyahat gerçekleştirebilirler. Bazı bölgelerde çoğu yolcunun bilmediği gelenekler olabilir; Danışman yabancı bir bölgede yanlış anlaşılmaması için seyahat eden çalışanlara herhangi bir rahatsız edici terim veya el hareketi açıklamalıdır. Örneğin, "başparmak yukarıya" el hareketi bazı ülkelerde saldırgan olarak görülebilir.
