Belgeleri sıralamak ve sınıflandırmak, böylece daha sonra görüntülemek üzere kolayca alınabilmeleri, belge dizinleyicinin işidir. Bu kişiler, devlet kurumları, hastaneler ve üniversiteler dahil olmak üzere çeşitli ortamlarda çalışabilir. Bu işi iyi yerine getirmek, genellikle aşırı organize olmuş ve bağımsız çalışabilen birini gerektirir. Genel olarak konuşursak, bir belge indeksleyicinin iş görevleri arasında yeni belgelerin sıralanması, mevcut belgelerin alınması, gereksiz belgelerin kaldırılması, taleplere cevap verilmesi ve çeşitli büro görevlerinin yapılması yer almaktadır.
Bir doküman indeksleyicinin en önemli görevlerinden biri yeni dokümanları ayırmak ve uygun yerlerine yerleştirmektir. Örneğin, bir üniversitede çalışıyorsa, bir belge endeksleyici öğrenci kayıtlarını sınıflandırabilir ve alfabetik olarak sıralayabilir. Adliyede çalışıyorsa, sabıka kayıtlarını çözebilir. Bu uygulama bireyin işyeri kurallarına uymasını ve doğruluğunu korumasını gerektirir. Yanlış bir alana yerleştirilmiş bir belge gelecekteki problemlere neden olabilir.
Mevcut belgelerin alınması da bu konumda büyük bir rol oynamaktadır. Ne zaman bir kişi bir belgeyi görüntülemek isterse, hızlı bir şekilde elde etmek bir belge indeksleyicinin sorumluluğundadır. Bir üniversite durumunda, bir sonraki dönemde hangi derslerin alınması gerektiğini belirlemek için bir öğrencinin dosyalarını alması gerekebilir. Bu nedenle, bir doküman indeksleyicinin düzenlenmesi ve tüm dokümanları doğru sınıflandırması çok önemlidir.
Dağınıklığı önlemek ve düzeni sağlamak için, gereksiz belgeleri kaldırmak başka bir iş görevidir. Bu genellikle, artık alakalı olmayan süresi dolmuş belgelerden kurtulmayı içerir. Bir örnek, öğrenci mezun olduktan sonra öğrenci kayıtlarını kaldırmak olabilir. Bazı durumlarda, bu dosyalar ayrı bir kutuya aktarılır. Diğerlerinde, bir doküman indeksleyici firma protokolüne göre onları yok edecektir.
Bununla birlikte, bazı belgelerle ilgili sorulara genellikle yanıt vermesi gerekecektir. Bu, halktan, iş arkadaşlarınızdan veya süpervizörlerden sorular içerebilir. Bu olduğunda, bir doküman indeksleyici doğru dokümanı bulmalı ve cevapları sağlamalıdır. İşin bu yönü, bireyin bazı kişilerarası becerilere sahip olmasını gerektirir.
Ayrıca, çeşitli büro görevlerinin yerine getirilmesinden bir doküman endeksleyicisi de sorumlu olacaktır. Örneğin, telefon görüşmelerine cevap vermek, faks göndermek veya uygun kişilere posta getirmek zorunda kalabilir. Eğer işyeri normalden daha yoğunsa, sekretere veya diğer bölümlere yardım etmesi gerekebilir. Sonuç olarak, çok yönlü ve gerektiğinde doğaçlama yapabilmelidir.
